Tableau de bord - Rendez-vous – Centre d'aide

Le tableau de bord des rendez-vous affiche un sommaire des plages horaires qui ont été réservées par des patients. Ce tableau de bord vous permet notamment de mieux comprendre les comportements de prise de rendez-vous des patients de votre clinique. Ceci vous permettra également de mieux gérer les disponibilités offertes selon les plateformes de réservation.

Regardons chacune des sections du tableau de plus près.

Information générale et filtres

Considérations relatives aux données

Les données présentées sont celles auxquelles vos permissions vous permettent d’accéder.
Les données sont disponibles depuis le 1er septembre 2022. Cependant, si la clinique s’est connectée sur le Hub après cette date, l’historique des données commence à la date de go-live de votre clinique. Si vous avez changé de DMÉ, cela n’aura aucune incidence et vous aurez accès à toutes les données peu importe le DMÉ dans lequel elles ont été consignées.

(i) À terme, l’intervalle maximal de consultation des données sera de 2 ans (à partir de la date du jour). Donc, si la date de consultation est le 28 août 2025, l'accès aux données sera disponible jusqu’au 27 août 2023.

Les données sur cette page sont mises à jour une fois par jour à la date indiquée dans le coin supérieur droit.
Les données présentées ne contiennent que celles qui sont reliées à des professionnels actifs en date de la dernière mise à jour de la page.

Nombre de professionnels

Cette section affiche le nombre de professionnels de la santé de la clinique sélectionnée dans le filtre Cliniques.

Par exemple, la clinique ci-dessus comptait 18 médecins jusqu'à la semaine dernière, mais l’un d’entre eux est parti à la retraite. Comme les données ont été mises à jour hier, soit après son départ, seules les données des 17 médecins restants s’affichent.

Filtres

Les filtres servent à restreindre les données pour n’afficher que les informations qui vous intéressent. Vous verrez les données de la page changer dès que vous modifiez l’un des filtres.

Pour effacer vos modifications et revenir à l’affichage par défaut, cliquez sur Réinitialiser. Les filtres cliniques et professionnels reviendront à la mention Sélectionner tout et le filtre de période se règlera sur un an de données.

Filtre	Description
Cliniques	Sélectionnez l’emplacement pour lequel vous voulez afficher les statistiques. Si vous faites partie d’un GMF multi-sites, assurez-vous d’avoir demandé l’autorisation de consulter les données pour chacun des sites. Le cas échéant, toutes les cliniques sont sélectionnées par défaut. Pour afficher les données d’une seule clinique, sélectionnez-la dans la liste déroulante.
Professionnels	Pour filtrer les données selon le type de professionnel de la santé, ou selon un professionnel de la santé spécifique, sélectionnez l’un des choix de la liste.
Période	Par défaut, la dernière année s’affiche. Pour modifier la période à laquelle les données s’appliquent, choisissez une date de début et une date de fin à partir du calendrier.

Navigation

Pour accéder au détail des rendez-vous pris sur chacune des plateformes de réservation, cliquez sur l’un des onglets de l’encadré rouge illustré ci-dessous.

Pour plus d’informations sur chacun des onglets, référez-vous aux rubriques suivantes :

Voyons pour l’instant la page affichant les données pour toutes les plateformes de réservation.

Sommaire des rendez-vous octroyés

Les rendez-vous octroyés représentent le nombre de plages horaires réservées par les patients, réparties selon la plateforme sur laquelle le rendez-vous a été pris.

Plateforme	Définition
Réorientation - GAP	Rendez-vous pris sur une disponibilité affichée uniquement au personnel du guichet d’accès première ligne. Pour savoir comment configurer ces disponibilités, référez-vous à la rubrique suivante.
Réorientation - Pédiatrie	Rendez-vous pris sur une disponibilité réservée à la réorientation pédiatrique afin de rediriger des patients de moins de 18 ans vers un professionnel de la santé en clinique. Pour savoir comment configurer ces disponibilités, référez-vous à la rubrique suivante.
Réorientation - Autres sources	Rendez-vous pris sur une disponibilité réservée à divers professionnels de la santé qui redirigent des patients vers les soins appropriés. Plusieurs Sources de réorientation s’affichent lors de la configuration dans l’orchestrateur : 811, qui est réservé aux agents réorienteurs du 811 911, qui est réservé aux agents réorienteurs du 911 Centres Hospitaliers, qui est réservé aux agents réorienteurs des centres hospitaliers Cliniques, qui est réservé aux agents réorienteurs des cliniques médicales du Québec La plateforme Réorientation - Autres sources regroupe les rendez-vous en provenance de toutes ces sources. Pour savoir comment configurer ces disponibilités, référez-vous à la rubrique suivante.
Portails patients	Rendez-vous pris par un patient de manière autonome sur un portail de prise de rendez-vous en ligne. Pour savoir comment configurer ces disponibilités, référez-vous à la rubrique suivante.
En clinique	Rendez-vous pris par le personnel administratif de la clinique directement dans le DMÉ. Pour savoir comment configurer ces disponibilités, référez-vous à la rubrique suivante. Notez que peu importe si la disponibilité est réservée aux autres plateformes de réservation, le personnel de la clinique a toujours préséance et est en mesure de placer des rendez-vous sur des plages offertes sur les autres plateformes.

Volumétrie par type de rendez-vous

Cet histogramme vous permet de comparer les données quotidiennes par type de rendez-vous.

Le type de rendez-vous est configuré dans les paramètres du service et permet une harmonisation provinciale. Notez que le DMÉ ne communique pas ces renseignements à l’orchestrateur lorsque la prise de rendez-vous s’effectue directement à la clinique sans passer par un portail Web. Par conséquent, ces services affichent la mention non spécifié dans le tableau.

Pour faciliter l’interprétation des résultats, le nombre total de rendez-vous octroyés chaque jour s’affiche en haut de chaque barre du diagramme.

Dans l’exemple ci-dessus, on voit que les milieux de semaine sont plus occupés, alors que les fins de semaines sont plus tranquilles. Ces données permettent donc à la clinique d’organiser l’horaire de son personnel de soutien en fonction des moments d’achalandage.

Pourcentage par plateforme de réservation

Ce diagramme permet de comparer les rendez-vous pris sur les différentes plateformes de réservation de rendez-vous. Il reprend essentiellement les renseignements affichés dans le sommaire, mais donne également les pourcentages associés à chacune des plateformes.

Pour la clinique de l’exemple ci-dessus, la plupart des rendez-vous sont pris par le GAP, les autres sources de réorientation, et directement par l’agente administrative de la clinique. Les rendez-vous réservés par les portails patient ne représentent qu’une infime proportion des réservations.

Pourcentage pris par le patient via un portail en ligne

Permet de comparer les rendez-vous pris par le patient lui-même sur les différents portails de prise de rendez-vous. Comme les plateformes de réorientation nécessitent l’intervention d’un membre du personnel du réseau de la santé et qu’elles ne sont pas accessibles directement aux patients, elles sont exclues de ce graphique.

Chaque fois que vous publiez une disponibilité en ligne, elle devient accessible aux patients sur tous les portails. Par contre, votre patientèle a probablement une préférence pour l’un ou l’autre de ces portails, soit parce que vous en faites la promotion directement ou parce qu’elle connaît le portail grâce à d’autres canaux de communication. Les données de ce graphique vous donnent donc un portrait du comportement de vos patients lors de leur prise de rendez-vous en ligne.

Dans l’exemple ci-dessus, la majorité des patients qui réservent leur rendez-vous en ligne passent par le RVSQ. Par contre, une certaine proportion utilise les services de Bonjour-santé et d’Accès rendez-vous. La clinique pourra maintenant décider de mettre des mesures en place pour favoriser l’une ou l’autre de ces plateformes si elle le souhaite.

Annulations

Le tableau des annulations vous permet de comparer les rendez-vous annulés selon les différentes plateformes de réservation de rendez-vous.

Colonne	Source de données
Plateforme de réservation	Moyen utilisé pour réserver le rendez-vous du patient. Pour plus de détails, référez-vous au tableau des plateformes.
Rendez-vous octroyés	Contrairement au nombre de rendez-vous affiché dans le sommaire, celui-ci compte à la fois les rendez-vous actifs et ceux qui sont annulés. Par conséquent, un rendez-vous pour le jeudi qui serait annulé par un patient le mardi, mais réservé par un autre patient le mercredi apparaitra dans le tableau comme 2 occurrences.
Rendez-vous annulés	Les annulations comptabilisent tous les rendez-vous qui avaient une date de réservation, mais pour lesquels le Hub a reçu une notification d’annulation. Notez que les rendez-vous déplacés apparaissent parfois comme des annulations puisqu’ils sont annulés, puis recréés, par certains DMÉ.
Pourcentage d’annulation	Calculé en divisant le nombre d’annulations par le nombre de rendez-vous octroyés pour la période.
Délai moyen entre l’annulation et la tenue du rendez-vous	Date et heure du rendez-vous moins la date et l’heure à laquelle l’orchestrateur a reçu l’avis d’annulation de la part du DMÉ.

L’exemple plus haut montre que la plupart des annulations subies proviennent de rendez-vous pris par les portails patient. Par contre, les rendez-vous sont annulés en moyenne près de 3 jours d’avance, ce qui laisse le temps à la clinique de combler les plages avant leur tenue.