Le Portail de préférence est responsable de l'envoi des notifications aux patients, comme les rappels et les confirmations de rendez-vous, pour les rendez-vous pris directement dans votre DMÉ (rendez-vous non-web).
Exemple d'un rendez-vous non-web : un patient téléphone à la clinique et la réceptionniste lui assigne un rendez-vous avec le médecin de garde.
Afin que ce portail se charge des notifications pour les rendez-vous non-web, une configuration est requise dans l’orchestrateur :
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Rendez-vous à la section Services, onglet Actifs.
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Repérez un service dont vous souhaitez que le portail se charge de l’envoi des notifications de rendez-vous aux patients et cliquez sur celui-ci.
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À l'onglet Paramètres, ces quatre champs doivent être renseignés. Consultez l’article Paramètres pour une explication de chacun de ces critères. Cliquez sur Modifier.
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Nom du service (Français)
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Nom du service (Anglais)
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Type de rendez-vous
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Catégorie de rendez-vous ; le choix de la catégorie (Présentiel, Téléphonique, Virtuel, À Domicile) sera mentionné aux patients dans la notification envoyée.
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- Activez l’option Rappels hors ligne. C’est ce paramètre qui détermine si les communications aux patient seront envoyées par le portail de préférence. Si celui-ci est désactivé, aucune notification ne sera envoyée.
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Une fois ces paramètres configurés, cliquez sur Enregistrer.
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Cliquez sur Retour à la liste des services.
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Répétez les actions 2 à 5 pour chaque services concernés.
Il est important de noter que si vous activez les rappels de rendez-vous hors ligne, cela affectera tous les rendez-vous présentement dans la base données, ainsi que tous les rendez-vous à venir. Toutefois, si vous désactivez les rappels hors ligne, seuls les rendez-vous pris dans le DMÉ à partir de ce moment seront affectés. Donc, les rendez-vous déjà dans la base donnée continueront de faire l’objet de rappels.
Le portail de préférence se chargera d’envoyer une confirmation de rendez-vous et un rappel de rendez-vous aux patients à qui vous avez réservé un rendez-vous directement du DMÉ. L’orchestrateur ne permet pas, à l’heure actuelle, de personnaliser la notification. Pour personnaliser le message, la clinique doit contacter son portail de préférence directement pour voir leurs options.
Annulation des rendez-vous
Certains portails de préférence offrent l’option aux patients d’annuler leurs rendez-vous en envoyant un lien d’annulation. Ceci nécessite la configuration de l’Options web dans l’onglet Paramètres.
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Cliquez sur Modifier
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Renseignez le nombre d’heures ou de jours accordés pour l’annulation du rendez-vous.
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Cliquez sur Enregistrer.
Notez que si le portail de préférence n’offre pas l’option d’annulation, la configuration d’Options Web dans l’orchestrateur ne sera pas prise en compte.