Lorsqu’un membre est temporairement non disponible, il peut demander à l’opérateur de prendre leurs messages ou de retenir ses communications. Le membre pourra ensuite appeler à sa convenance afin de vérifier s’il a reçu des communications.
Si une période de retenue est activée, cela est visible pour tous les utilisateurs du Centre de communication.
Activer la période de retenue
1. Recherchez le contact dont les communications doivent être retenues et sélectionnez-le.
2. Activez l’option Retenir les communications.
Lorsque les communications sont retenues pour un membre, la fiche contact donne accès à plus de renseignements concernant les communications qui ont été retenues.
Recherchez le contact et repérez sa fiche dans la liste.
Pour indiquer que les communications sont actuellement retenues pour le membre en particulier, l’icône suivante s’affiche sur la fiche contact :
Sélectionnez la fiche contact du membre pour accéder aux renseignements suivants :
- L’utilisateur responsable de la retenue des communications
- La date et heure de début de la période de retenue
- Le nombre de communications retenues durant la période
Pour cesser de retenir les communications d’un membre, désactivez l’option Retenir les communications.
Pour accéder à la liste des communications reçues pendant la période, cliquez sur Voir communications retenues.
Envoyer des communications à un membre pendant une période de retenue
Lors de l’envoi d’une communication, si vous sélectionnez un membre dont les communications sont retenues, une nouvelle option est présentée au haut du volet Numéros à contacter. L’option est automatiquement sélectionnée.
1. Remplissez les champs requis dans le volet Communication.
2. Pour retenir la communication et effacer le contenu des champs du volet Communication, cliquez sur Retenir.
Pour retenir la communication et conserver les renseignements dans les champs du volet Communication, cliquez sur Retenir et conserver.
La communication est maintenant retenue et le destinataire ne reçoit pas d’alerte.
Ignorer la période de retenue
Dans le cas d’une urgence, il est possible d’ignorer la période de retenue et d’envoyer des communications au destinataire sélectionné. Pour ce faire, sélectionnez un numéro dans le volet Numéros à contacter et procédez à l’envoi de la communication. Un message s’affiche au haut du volet Communication afin de vous rappeler qu’une période de retenue est en vigueur.
Gérer les communications retenues
Les membres dont les transmissions sont retenues s’affichent dans le volet Communications en cours, sous l’onglet Communications retenues.
Pour arrêter la retenue des communications d’un membre particulier, cliquez sur l’icône suivante :
Pour voir les communications retenues d’un membre particulier, cliquez sur l’icône suivante :
La fenêtre qui s’affiche permet de confirmer que le membre a pris connaissance des communications et qu’il les traitera.
Pour confirmer la réception d’une communication particulière, cliquez sur l’icône suivante :
Pour confirmer la réception de toutes les communications, cliquez sur Tout confirmer.