Guide de démarrage

Cet article vise à guider les cliniques connectées au HUB à travers l’interface et les fonctionnalités de base, suivant un nouveau déploiement ou un changement de DMÉ. Certaines étapes d’importation de données ainsi que de validation sont requises avant de débuter la configuration des offres en ligne.

 

Accéder à votre console :

  1. Connectez-vous à la plateforme avec votre accès via ce lien.

  2. Cliquez sur l’Orchestrateur de rendez-vous dans la barre verticale bleue, à gauche.

  3. Dans le coin supérieur gauche, un encadré sera présenté avec l’acronyme et le nom de votre clinique. C’est ce qu’on appelle une console. Le terme “console” est utilisé pour décrire le compte ou l’instance de votre clinique dans l’orchestrateur.

  4. À gauche vous verrez les différentes sections de l’interface : Information sur la clinique, Fournisseurs, Personnel médical, Services. Nous vous invitons à consultez ces liens afin d’obtenir tous les détails concernant ces sections.

 

Information sur la clinique

La section Information Clinique contient le profil de votre clinique dans l’orchestrateur. Ce sont les informations que les portails de rendez-vous utiliseront pour présenter vos coordonnées aux patients lors de la prise de rendez-vous en ligne.

Lors de votre première connexion, validez toutes les informations s’y trouvant. Consultez cet article afin d’obtenir tous les détails de cette section. Vous pouvez en tout temps apportez des modifications aux informations se trouvant dans cette section tel que le nom de la clinique, l’adresse, le numéro de téléphone, etc. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Modifier pour faire des changements et Enregistrer pour appliquer ceux-ci.



Fournisseurs

la section Fournisseurs identifie les plateformes externes connectées à l’orchestrateur pour votre clinique. Elle se divise en 2 onglets : Rendez-vous et Dossiers médical électroniques.

Ces informations ont préalablement été sélectionnés lors de la création de votre console. Le portail de préférence peut être modifié. Toutefois, consultez cet article afin d’obtenir les impacts d’un changement du portail de préférence pour votre clinique. En cas de changement de DMÉ, consultez cet article pour obtenir les étapes.


 


Personnel médical

La section Personnel médical contient la liste du personnel médical de votre établissement provenant de votre DMÉ. Elle se divise en 2 onglets : Actifs et Inactifs.

Lors de vos visites dans votre console, validez que tous les membres du personnel médical de première ligne de votre clinique se trouve dans l’onglet Actifs. Seuls les rendez-vous et disponibilités des membres se trouvant dans cet onglet seront importés et comptabilisés.




Services

La section Services se divise en 3 onglets : Actifs, Inactifs et Limite de rendez-vous. Consultez chacun de ces articles pour obtenir leur fonctionnement.

Lors de votre première connexion, validez que tous les services actifs et utilisés pour vos patients provenant de votre DMÉ se trouve dans l’onglet Actifs. Seuls les services se trouvant dans cet onglet peuvent être configurés. L’onglet Inactifs peut parfois contenir des services utilisés pour vos patients. Cet article vous explique le fonctionnement de l’onglet Inactifs et détaille comment basculer un service vers l’onglet Actifs, au besoin.

 

Vous trouverez, ci bas, les différentes actions disponibles pour vos services.

Configurer une offre en ligne

La configuration d’un service permet aux disponibilités provenant de votre DMÉ d'être publiées sur les portails de prise de rendez-vous connectés avec l’orchestrateur.

  1. Dans la liste des services Actifs, cliquez sur le service que vous souhaitez configurer.

  2. 4 onglets seront disponibles : Paramètres, Offre web, Restriction d’accès et Publication automatique.

  3. Débutez par l’onglet Paramètres. Consultez cet article afin d’obtenir tous les détails de paramètrage de cet onglet.

  4. Une fois l’onglet Paramètres complété, rendez-vous à l’onglet Offre web. Plusieurs type d’offre sont disponibles

    1. Pour configurer une offre Offerte sur le web sur les portails de prise de rendez-vous populationnels, consultez cet article.

    2. Pour configurer une offre de Réorientation, consultez cet article.

    3. Pour configurer une offre Réservée au personnel. Consultez cet article.

    4. Pour configurer une offre Pédiatrique, consultez cet article.

  5. Une fois l’onglet Offre web configuré, rendez-vous à l’onglet Publication automatique. Consultez cet article afin d’obtenir tous les détails de paramètrage de cet onglet.

  6. Ces 3 onglets sont obligatoires pour finaliser votre configuration afin que le statut de votre service soit Configuré et prêt à être en ligne. Cependant, l’offre ne sera pas en ligne.

  7. Pour ce faire, cliquez sur Retour à la liste des services pour retourner à l’onglet Actifs.

  8. Repérez le service parmi la liste et activez le bouton de bascule à la colonne Publication web. Une fois que le bouton de bascule est passé au vert, toutes vos disponibilités seront publiés sur les portails de prise de rendez-vous respectifs.

Activer les notifications pour les rendez-vous non web

Les rendez-vous non web sont les rendez-vous pris directement du DMÉ. Le Portail de préférence est responsable de l'envoi des notifications aux patients, comme les rappels et les confirmations de rendez-vous pour les rendez-vous non web. Afin que ce portail se charge des notifications pour ces rendez-vous, une configuration est requise dans l’orchestrateur pour chaque service. Consultez cet article pour obtenir les étapes.

Importer des services dans l’orchestrateur

Lorsque vous créez de nouveaux services dans votre DMÉ, l’Orchestrateur ne les importe pas automatiquement. La synchronisation doit se faire manuellement. Consultez cet article afin d’obtenir les étapes.

 

Le Centre d’aide est bâtit pour vous outiller à travers la configuration d’une offre, la navigation de l’interface et la compréhension de l’orchestrateur. Consultez ces sections du Centre d’aide et les articles concerné par celles-ci :