Ajouter des bascules à un service – Centre d'aide

Les bascules permettent de maximiser le comblement des disponibilités encore libres d’un service. Pour en apprendre davantage ou pour obtenir de l’aide sur sur d'autres actions, consultez le guide principal des bascules.

Avant d’ajouter des bascules à un service, notez que celui-ci doit d’abord être configuré pour la publication en ligne.

(i) Un service est considéré comme étant configuré lorsque :

Dans l'onglet Paramètres, au moins les champs suivants sont renseignés :
✔ Nom du service (français et anglais)
✔ Type de rendez-vous
✔ Catégorie de rendez-vous
✔ Patientèle de l'offre Web
Dans l'onglet Offre, une Offre par Défaut a été configurée.
Dans l'onglet Publication automatique, une Publication par défaut a été configurée.

Une fois configuré, repérez le service dans liste des services et activez sa Publication Web afin de publier les disponibilités en ligne.

Une capsule vidéo est disponible pour vous accompagner, visionnez-la ici.

1. Repérez le service dans la liste des services Actifs et cliquez sur le nom du service.

2. Allez à l’onglet Bascules.

3. Si vous avez déjà des bascules définies, prenez connaissance du mode d’organisation qui apparait en bas de l'écran. Il s’appliquera sur les nouvelles bascules que vous allez ajouter.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter à droite.

5. Si votre service comporte déjà des bascules, allez directement à l'étape 7.

Avant d’ajouter la première bascule du service, vous devez choisir en premier le mode d’organisation

Ce mode est défini une seule fois pour toutes les bascules subséquentes du service afin de déterminer comment les bascules vont se comporter tel que détaillé dans ce tableau :

Bascules simultanées (en 'ET')

Les bascules permettent d’afficher les disponibilités non comblées à plusieurs patientèles en même temps et peuvent être définies pour la même période temporelle.
Les disponibilités sont affichées selon la configuration du service de base et celle de chaque bascule déclenchée.

Bascules successives (en 'OU')

Chaque bascule permet d’afficher les disponibilités non comblées selon sa configuration uniquement.
Quand une bascule se déclenche, la disponibilité cesse d'être affichée selon la configuration précédente (celle du service de base ou de la bascule précédente).

6. Une fois le mode d’organisation sélectionné, poursuivez avec la création de la première bascule en cliquant sur Ajouter une bascule :

(i) Attention : il est impossible de modifier le mode d’organisation une fois que des bascules sont ajoutées au service, à moins que vous supprimiez les bascules et recommenciez l’ajout du début.

Pour en savoir plus, référez-vous à la définition des bascules dans le le guide principal.

7. Dans chacune des étapes qui vous sont présentées à l'écran, renseignez les champs de la bascule qui s’y trouvent. Les champs sont détaillés dans les 4 tableaux ci-dessous.

Pour chacune des étapes, notez les actions suivantes :

Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur Suivant.
Pour modifier des champs dans des étapes précédentes, cliquez sur Précédent.
Pour abandonner la création d’une bascule, cliquez sur Annuler. Vos changements ne seront pas sauvegardés.

Étape (1) Paramètres

Cochez les journées de la semaine pour lesquelles les disponibilités non comblées seront affichées selon la configuration de cette bascule.

Rappel : si votre service n’a pas une plage d’offre pour une journée sélectionnée ici, aucune disponibilité ne sera créée. La bascule affiche uniquement une disponibilité existante non comblée.

Choisissez à quel moment relatif au début du rendez-vous imminent la bascule se déclenchera. Ceci signifie que si à ce moment le rendez-vous n’est toujours pas réservé, la disponibilité sera affichée selon la configuration de la bascule.

Rappel : une bascule ne peut pas afficher la disponibilité avant que celle-ci ne soit publiée selon la publication automatique du service. De plus, pour les bascules successives (en ‘OU’), le service initial doit être publié au moins une heure avant le déclenchement de la première bascule.

À l’aide de la flèche, sélectionnez la couleur de cette bascule. Cette couleur servira uniquement à des fins de configuration, elle ne sera pas affichée en ligne. Elle vous permet d’identifier facilement chacune des bascules que vous avez configurées dans le tableau récapitulatif.

Choisissez si vous voulez afficher le nom du praticien offrant une disponibilité à la patientèle de la bascule.

Sélectionnez quels praticiens du service participeront à cette bascule. Si la majorité de vos praticiens y participent, cochez Sélectionner tout et décochez ceux qui préfèrent offrir les disponibilités uniquement telles que configurées dans le service de base.

Notez que si un praticien a une offre spécifique Réservée au personnel dans le service de base, la bascule ne s’appliquera pas pour lui.

Exemple : Dr AB a une offre spécifique tel qu'illustré ci-dessous. La bascule ne s'appliquera pas sur ses disponibilités même si vous cochez son nom sous Praticiens.

Étape (2) Offre
Rappel : lorsque cette bascule s’applique, si elle est simultanée (en ‘ET’), la disponibilité sera offerte selon les choix effectués ici ainsi que ceux du service initial. En revanche, pour le mode successif (en ‘OU’) la disponibilité sera uniquement offerte selon cette bascule
	À l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le type du rendez-vous offert pour la patientèle de cette bascule. Les mêmes options que dans les paramètres du service se trouvent ici.
	À l’aide de la liste déroulante, sélectionnez sur quelle plateforme la disponibilité sera offerte durant la bascule.
	Le type de patientèle ayant accès à la disponibilité lors de la bascule dépend du choix effectué dans le champ précédent. Pour Offerte sur le Web : sélectionnez un seul type de patientèle. Pour Réorientation : sélectionnez tous les types de patientèle applicables.

	Si votre Affichage de disponibilité est Réorientation, la disponibilité non-comblée sera affichée sur le portail de réorientations. Vous devez cocher les sources de provenance des patients réorientés pour lesquels la disponibilité sera offerte durant cette bascule.

Étape (3) Restrictions
Rappel : les restrictions définies ici s’appliquent seulement à la bascule que vous ajoutez. Si vous êtes en mode simultanées (en ‘ET’), n’oubliez pas que les disponibilités non comblées sont aussi offertes à la patientèle du service initial ayant ses propres restrictions définies.
	Sélectionnez les restrictions d’accès à la disponibilité par âge et sexe. Si vous ne faites aucun choix, aucune restriction ne s’appliquera à cette bascule.
	Selon la patientèle sélectionnée à l'étape précédente, cliquez sur Modifier afin de cibler l’accès à la disponibilité affichée selon l’emplacement géographique des patients. Effectuez vos sélections des RTS-RLS dans le volet à droite, puis cliquez sur Appliquer pour confirmer les choix de régions.

Étape (4) Confirmation

Après avoir renseigné tous les champs, vérifiez vos choix en consultant l'écran de confirmation affiché à la dernière étape de création.

Pour modifier vos choix, cliquez sur le bouton Précédent.
Sauvegardez la création de votre bascule en cliquant sur Confirmer.

(i) Attention : dès que vous créez votre première bascule, elle sera active au moment de la sauvegarde et s’appliquera sur les disponibilités de votre service.

8. La bascule apparaîtra dans l'écran principal de l’onglet Bascules sous la couleur choisie pour l’identifier, pour chacune des journées pour lesquelles elle s’applique.

Outre les couleurs, un minimum d’information vous permet d’identifier la configuration effectuée.

Pour chaque journée, les bascules sont triées selon leurs moments de déclenchement, en commençant par celle qui se déclenche en premier. Ceci est illustré dans cet exemple de deux bascules :

9. Si vous voulez en ajouter plus, cliquez sur le bouton Ajouter et reprenez cette démarche à partir de l'étape 7.

(i) Notez que vous pouvez créer un maximum de 2 bascules par jour pour un service, soit un maximum de 14 configurations de bascules distinctes par semaine.

Pour obtenir plus d’information sur les bascules, ainsi de l’aide sur les actions possibles, consultez la section des Bascules dans le centre d'aide et le le guide principal.