L'outil de planification est utilisé pour planifier les horaires; une période à la fois. Jusqu'à ce que la période soit publiée, vous pouvez travailler sur l'horaire sans impacter les calendriers des membres. Une fois terminé, publiez les résultats aux membres de votre groupe.
Survol de la page
Volet de gauche
Ceci est la plage de dates de la période.
Volet du haut
La partie supérieure de la page de l'outil de planification est l'endroit où vous pouvez passer d'un onglet à l'autre, filtrer les informations et appliquer des actions telles qu'effacer des affectations, imprimer et publier l'horaire.
Le lien de la Liste des périodes, en haut à gauche, vous redirige vers la page de la liste de périodes. Des informations importantes et utiles peuvent être trouvées dans la légende et les rapports, à la droite.
Le nom que vous avez donné à la période est au centre de ce volet supérieur.
Volet du centre
Ceci est le plan de travail. Chaque cellule est le croisement d'une tâche et d'une date : affectation. Le nombre affiché au centre de la cellule représente le nombre de médecins requis qui doivent être affectés à cette tâche.
Les requis ont été établis lors de l'appel de validation entre le planificateur du groupe et le consultant PetalMD. Pour une modification ponctuelle, elle peut facilement être faite en passant par l'onglet Tableau des tâches.
Volet de droite
Dans ce volet, différents tableaux vous offrent des informations et diagnostics vous aidant dans la prise de décisions. L'information par défaut dépend de l'onglet que vous avez sélectionné, dans le haut de la page, et d’une cellule sélectionnée ou non.
Flèches
Les flèches vous permettent de réduire et agrandir les volets. Cela est pratique lorsque vous travaillez sur un écran plus petit.
A- Dates
Les dates de la période peuvent être filtrées par le biais du calendrier dans le volet de gauche. Cela est particulièrement utile si vous travaillez une semaine à la fois ou s'il y a plusieurs tâches dans votre groupe et que vous voulez éviter de défiler la page.
Les dates sélectionnées sont surlignées en bleu. Les dates en dehors de la période de planification ne peuvent être sélectionnées.
La plage de date que vous aurez sélectionnée apparaîtra dans le plan de travail dans la colonne du centre.
- Période entière : cliquez sur le lien Sélectionner tous les mois
- Par mois : cliquez sur le nom du mois
- Par semaine : cliquez sur n'importe quelle journée de la semaine désirée
B- Onglets
Par défaut, dans l'outil de planification, vous verrez ces quatre onglets :
C'est dans cet onglet que sont faites les affectations manuelles de votre groupe. Les résultats de la planification y sont visibles.
Outil de planification - onglet Plan de travail
Cette section contient les informations concernant le nombre de membres disponibles à effectuer une tâche à tout moment dans la période.
Outil de planification - onglet Disponibilités
Dans cette section, vous pouvez consulter et modifier les configurations des tâches : ouvrir ou supprimer une tâche, modifier les heures ou le nombre de ressources requis pouvant être affecté à une tâche à un moment précis.
Outils de planification - onglet Tableau des tâches
Dans cet onglet se retrouvent les compteurs d'équité et les informations concernant le tableau d'équité du Plan de travail.
Outil de planification - onglet Équité
C- Filtres
Les filtres se trouvent au haut de la page et peuvent être utilisés pour afficher des informations spécifiques et précises pouvant aider avec la planification de l'horaire.
Changer l'affichage ou le filtrage des informations ne change en rien les affectations que vous avez faites. Les filtres ont été conçus pour vous aider à cibler des informations précises afin de valider votre planification d'horaire.
Réinitialiser les filtres
Lorsqu'un filtre est appliqué, un "X" rouge apparaît aux côtés du filtre. Cliquer le "X" rouge permet de retirer le filtre et révéler toute l'information.
Quand le volet des filtres est réduit et qu'un filtre est appliqué, le "X" rouge est présent à côté de la flèche servant à réduire de volet des filtres. Le filtre peut être désactivé simplement en cliquant sur le "X" sans même ouvrir le volet.
Axe de planification
Vous pouvez choisir entre l'affichage des tâches ou des médecins dans la colonne de gauche du plan de travail. Le choix de ce filtre aura une incidence sur les autres filtres qui seront disponibles à droite, offrant d'autres options pour filtrer.
Par exemple, les critères peuvent être ciblés pour ne voir qu'une certaine tâche pour un médecin précis et ensuite, retourner à une pleine vue pour y voir tous les médecins et toutes les tâches.
Ceci est la vue par défaut; les tâches sont à gauche dans le plan de travail. Dans ce cas, les médecins sont affectés à des tâches.
Rangées de tâches
Cliquer sur le lien Toutes les tâches ou Toute l'équipe ouvrira une fenêtre de sélection ou vous pourrez Tout sélectionner, Tout désélectionner ou simplement choisir une ou plusieurs tâches, ou un ou plusieurs médecins.
Lorsque vous aurez sélectionné l'information que vous voulez voir, cliquez sur le bouton Filtrer pour voir les résultats.
Les filtres peuvent être utilisés ensemble pour cibler des tâches et des médecins ou des équipes.
Rangées de disponibilités
Ceci rajoutera des rangées de disponibilités, pour une tâche précise, sous les rangées de tâches.
Dans cet exemple, les disponibilités sont affichées pour tous les médecins pour la tâche de Garde :
Équipes et groupes de tâches
Avec ce filtre, si votre configuration de groupe comprend des équipes, vous pouvez choisir de ne voir que les membres d'une équipe. Dans un large groupe, ça peut être plus facile de filtrer les membres d'une équipe pour faire les affectations.
Cette vue vous permet de voir le plan de travail par médecin; affichés par initiales dans la colonne de gauche. Les tâches sont affectées aux médecins.
Vous pouvez rapidement voir les tâches d'un médecin, ses affectations provenant d'un autre groupe ou s'il est absent.
Rangées de médecins
Vous pouvez isoler un médecin et/ou sélectionner une tâche pour faire une validation rapide afin de savoir si et quand une tâche est affectée à ce médecin.
Dans cet exemple, tous les médecins sont sélectionnés, mais seulement deux tâches sont spécifiées :
D- Imprimer et Assistant
La fonction Imprimer exporte l'horaire dans un document de format PDF. Vous pouvez ensuite imprimer ou sauvegarder le document.
Assistant (uniquement disponible dans une période non publiée) peut être utilisé pour effacer les affectations de la période.
E- Légende et Rapports
Légende
Vous pouvez consulter la légende en tout temps en cliquant sur le bouton Légende qui se trouve à droite de l'écran. La Légende vous permet de découvrir la signification des couleurs et symboles utilisés dans l'outil de planification.
La Légende contient cinq onglets qui expliquent les couleurs et les icônes :
Rapports
Pour accéder aux rapports, cliquez sur le bouton Rapports à droite de l'écran. Trois types de rapports vous sont proposés :
- Problèmes : conflits d'affectations découlant des contraints du groupe.
- Distribution : distribution de tâches par médecin et semaine.
- Équité : exporte vers un tabulateur les valeurs d'équité ainsi que les absences.
Configuration : Les menus déroulants afficheront diverses informations concernant les configurations de votre groupe.
F- Publier
Cliquer sur le lien Publier envoie une notification informant que le nouvel horaire est disponible et publie les affectations dans les calendriers respectifs des membres du groupe. Puisque cette action est irréversible, elle doit être faite seulement quand l'horaire est prêt à être diffusé.
Un Publié indique que l'horaire a été diffusé aux membres du groupe.
Appliquer les Changements
Toujours cliquer sur Appliquer les changements pour sauvegarder les affectations que vous avez faites. Si vous ne le sauvegardez pas, votre travail sera perdu. Comme avec toute application, il est recommandé de sauvegarder régulièrement.
De plus, appliquer les changements mets les informations à jour, pour les prochaines affectations, telles que: les requis, les disponibilités et l'équité.
Comme il est indiqué dans le "?"
Les modifications ne sont sauvegardées que lorsque vous cliquez sur le bouton Appliquer les changements.
Montrer les modifications
Cliquer le lien pour obtenir le détail des affections ou des modifications que vous venez de faire.
Appliquer les changements
Avant que la période ne soit publiée, seulement un bouton est disponible : Appliquer les changements. Durant la planification, dans une période qui n'est pas publiée, aucune affectation n'est partagée.
Les boutons Appliquer AVEC ou SANS notifications sont disponibles quand des changements sont faits dans une période qui est publiée.