Un groupe de contacts est une liste des numéros à contacter associés à des contacts existants de différents types.
La sélection d’un groupe de contacts permet d’envoyer des communications (souvent liées à des procédures d’urgence) à plusieurs destinataires à la fois.
Gérer les groupes de contacts dans le registre téléphonique
Le registre téléphonique permet à des membres administratifs d’assurer la gestion des informations de contact afin d’acheminer efficacement les communications.
L’administration de ces informations n’altère en rien les coordonnées de contact saisies par le membre à partir de son profil utilisateur. Les deux bases de données cohabitent, ainsi les données des deux sources seront affichées dans la console hospitalière.
Pour qu’un membre puisse avoir accès au registre et l’administrer, il doit avoir les permissions requises et être membre administratif du groupe console. Un membre faisant partie d’un groupe horaire lié à une console ne peut recevoir cette permission.
Accédez au Registre téléphonique à partir de la Console hospitalière.
Pour ce faire, ouvrez le menu Consoles hospitalières et sélectionnez Registre téléphonique.
Rechercher un groupe de contacts
La liste qui s’affiche vous montre l’ensemble des contacts existants en ordre alphabétique.
Par défaut, tous les contacts sont visibles dans la liste. Cliquez sur une lettre pour afficher les contacts dont le nom commence par celle-ci.
Pour rechercher un groupe de contacts en particulier, utilisez le champ de recherche en haut de la liste.
Faites défiler la liste pour consulter les différents résultats de recherche.
La deuxième colonne montre les informations de contact pour chacun des contacts de la liste. Dans le cas d’un groupe de contacts, cette colonne montre le nombre de numéros liés au groupe de contacts selon leur type.
La fiche contact contient un avis lorsque cette icône est visible :
Pour consulter l’information complète d’un groupe de contacts, cliquez sur sa fiche contact.
Créer un groupe de contacts
Les fiches contact contiennent les informations de contact ainsi que d’autres détails utiles.
Pour créer la fiche d’un groupe de contacts, suivez les étapes ci-dessous :
1. Ouvrez le menu Ajouter une fiche puis sélectionnez Groupe de contacts.
La page Gestion des groupes de contacts s’ouvre.
2. Entrez l’information requise dans les champs.
3. Ajoutez des numéros à la liste de Numéros à contacter.
4. Ajoutez des avis au besoin.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter un numéro à la liste des numéros à contacter
Lorsque vous envoyez une communication à un groupe de contacts, la même communication est envoyée à tous les numéros de la liste des Numéros à contacter.
Pour ajouter un numéro à la liste, suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans la page Gestion des groupes de contacts, commencez par rechercher un contact en utilisant le champ Recherche au-dessus de la liste des Numéros à contacter.
2. Sélectionnez un numéro valide pour l’ajouter à la liste.
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(!) Pour être valides, les numéros doivent respecter ce qui suit :
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Les numéros qui font déjà partie de la liste apparaissent en gris et un crochet vert remplace le symbole +.
Retirer un numéro de la liste des Numéros à contacter
Pour retirer un numéro de la liste des Numéros à contacter, cliquez sur le X.
Ajouter un avis à la fiche contact d’un groupe de contacts
Ajoutez des avis à la fiche contact d’un groupe de contacts pour partager de l’information importante avec les autres utilisateurs.
| (i) Lorsque vous ajoutez un avis à une fiche contact, celui-ci est visible dans le registre téléphonique et dans le Centre de communication. |
Pour ajouter un avis à une fiche contact, accédez à la page Gestion des groupes de contacts et suivez les étapes ci-dessous :
1. Dans la section Avis sur le groupe de contacts, cliquez sur Ajouter un avis.
Un nouveau formulaire apparaît.
2. Par défaut, le champ Début d’affichage présente la date et l’heure courante. Sélectionnez une date et une heure si vous souhaitez afficher l’avis à un moment particulier.
| (i) Avant la date et l’heure indiquées dans le champ Début d’affichage, seul le créateur peut voir l’avis. |
3. Les avis restent sur la fiche contact jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Si vous souhaitez que l’avis soit supprimé automatiquement d’une fiche contact après une période précise, sélectionnez une date et une heure dans le champ Fin d’affichage.
4. Saisissez l’avis dans le champ.
5. En haut de la page Gestion des groupes de contacts, cliquez sur Enregistrer.
Les avis apparaissent en bas de la fenêtre de détails du groupe de contacts.
Modifier un avis
Pour modifier un avis existant, accédez à la page Gestion des groupes de contacts et repérez l’avis que vous souhaitez modifier dans la section Avis sur le groupe de contacts.
Faites les modifications nécessaires.
En haut de la page Gestion des groupes de contacts, cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un avis
Pour supprimer un avis existant, accédez à la page Gestion des groupes de contacts et repérez l’avis que vous souhaitez supprimer dans la section Avis sur le groupe de contacts.
Cliquez sur cette icône :
En haut de la page Gestion des groupes de contacts, cliquez sur Enregistrer.
Modifier un groupe de contacts
Pour modifier un groupe de contacts existant, suivez les étapes ci-dessous :
1. Commencez par rechercher le groupe de contacts que vous souhaitez modifier et cliquez sur sa fiche contact.
Une fenêtre s’ouvre et affiche l’information complète à propos du groupe de contacts.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur cette icône :
3. Modifiez l’information contenue dans les champs au besoin.
4. Ajoutez ou retirez des numéros à la liste de Numéros à contacter.
5. Ajoutez ou supprimez des avis au besoin.
6. Lorsque les modifications sont terminées, cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un groupe de contacts
Pour supprimer un groupe de contacts devenu obsolète, suivez les étapes ci-dessous.
1. Commencez par rechercher le groupe de contacts que vous souhaitez supprimer et cliquez sur sa fiche contact.
Une fenêtre s’ouvre et affiche l’information complète à propos du groupe de contacts.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur cette icône :
Consulter l’historique des communications
L’historique des communications permet de conserver des données importantes à propos des communications, de leurs destinataires ou encore les modifications apportées aux avis et commentaires qui y sont attachés.
Pour consulter l’historique des communications, suivez les étapes ci-dessous :
1. À partir du menu Console hospitalière, sélectionnez Historique.
2. Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez consulter l’historique des communications, puis cliquez sur Appliquer.
3. Entrez le nom d’un groupe de contacts dans le champ Rechercher pour afficher les communications envoyées à ce groupe de contacts.
L’historique affiche la liste des communications envoyées lors de la période sélectionnée.
Cliquez l’entête d’une colonne pour modifier l’ordre d’affichage des communications qui apparaissent dans la liste.
Cliquez sur la flèche dans l’entête pour afficher les communications en ordre croissant (lorsqu’elle pointe vers le bas) ou décroissant (lorsqu’elle pointe vers le haut).
Le nom du groupe de contacts apparaît sous le nom du contact, dans la colonne Destinataire.
Gérer les groupes de contacts dans
le Centre de communication
À titre d’extension des Consoles hospitalières et de la plateforme d’orchestration pour gérer la capacité clinique, le module Centre de communication constitue le noyau des communications critiques de votre réseau de la santé. Il assiste les opérateurs de standard téléphonique pour la gestion des communications avec les fournisseurs de soins de santé, le traitement des procédures d’urgence et les suivis.
Accédez au Centre de communication à partir de la Console hospitalière.
Pour ce faire, ouvrez le menu Consoles hospitalières et sélectionnez Centre de communication.
Le Centre de communication est divisé en quatre volets, et chacun est adapté aux actions que vous devez réaliser.
1. Volet Destinataires
Le volet Destinataires vous permet de consulter rapidement une variété de renseignements à propos d’un contact particulier ou de sélectionner les destinataires d’une communication.
2. Volet Numéros à contacter
Lorsque vous sélectionnez un groupe de contacts, les numéros qui y sont associés apparaissent dans ce volet.
3. Volet Communication
Utilisez le volet Communication pour envoyer des communications au groupe de contacts sélectionné.
4. Volet Communications en cours
Le volet Communications en cours présente toutes les communications qui nécessitent l’attention de l’opérateur et favorise ainsi une meilleure coopération.
Utilisez les différents onglets pour réaliser les actions suivantes :
- Gérer les erreurs de communication
- Gérer les procédures d’urgence en cours
Rechercher un groupe de contacts
Les fiches contact du Centre de communication présentent des détails pertinents, comme les coordonnées de contact et les commentaires ajoutés par les opérateurs du centre d’appel.
Le champ de recherche se trouve au haut de la page, à côté du logo de Petal.
Pour rechercher un groupe de contacts précis, commencez à entrer son nom dans le champ.
Résultats de recherche
Les résultats s’affichent à gauche, juste en dessous du champ de recherche. Le nombre de résultats est présenté à la droite du champ de recherche.
Chaque fiche contact montre le nombre d’avis et de commentaires ainsi qu’un aperçu de ceux-ci.
Sélectionner une fiche contact
Sélectionnez une fiche contact dans la liste pour afficher les renseignements du contact et réaliser certaines actions particulières.
Si la recherche génère un seul résultat, la fiche contact est automatiquement sélectionnée.
Si la recherche génère plusieurs résultats, parcourez la liste et cliquez sur une fiche contact pour la sélectionner.
Sélectionnez un groupe de contacts pour réaliser les actions suivantes :
- Ajouter un commentaire
- Consulter l’historique des avis et commentaires
- Consulter l’historique des communications
Ajouter un commentaire à la fiche contact d’un groupe de contacts
Le Centre de communication facilite la coopération entre les opérateurs en leur permettant d’ajouter des commentaires à une fiche contact. Les commentaires sont visibles pour tous les utilisateurs, et l’affichage peut être programmé pour une période prédéfinie.
| (i) Lorsque vous ajoutez un commentaire à une fiche contact, celui-ci est uniquement visible dans le Centre de communication. |
Pour ajouter un commentaire à une fiche contact, suivez les étapes ci-dessous :
1. Recherchez la fiche contact à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire et sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire.
La fenêtre Ajouter un commentaire s’affiche.
3. Par défaut, le champ Début d’affichage présente la date et l’heure courante. Sélectionnez une date et une heure si vous souhaitez afficher le commentaire à un moment particulier.
| (i) Avant la date et l’heure indiquées dans le champ Début d’affichage, seul le créateur peut voir le commentaire. |
4. Les commentaires restent sur la fiche contact jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Si vous souhaitez que le commentaire soit supprimé automatiquement d’une fiche contact après une période précise, sélectionnez une date et une heure dans le champ Fin d’affichage.
5. Saisissez le commentaire dans le champ.
6. Cliquez sur Ajouter.
Le commentaire est maintenant visible en haut de la fiche contact sélectionnée :
Pour modifier le commentaire, positionnez le curseur sur le commentaire et cliquez sur Modifier.
Pour retirer le commentaire de la fiche contact, positionnez le curseur sur le commentaire et cliquez sur Supprimer.
Pour afficher les renseignements de création, de modification et de période de visibilité, cliquez sur Historique.
Consulter l’historique des avis et commentaires
d’un groupe de contacts
Les avis et les commentaires qui sont visibles seulement pendant une période précise, ainsi que ceux qui sont supprimés, restent disponibles après avoir été retirés d’une fiche contact.
Pour consulter les avis ou les commentaires qui ne sont plus affichés sur une fiche contact, suivez les étapes ci-dessous :
1. Recherchez le groupe de contacts pour lequel vous souhaitez consulter l’historique des avis et commentaires et sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur Historique des avis et commentaires.
Le volet Historique des avis et commentaires s’affiche.
Le volet Historique des avis et commentaires présente une liste chronologique des éléments suivants :
- Création d’avis ou de commentaires
- Modification d’avis ou de commentaires
- Suppression d’avis ou de commentaires
Consulter l’historique des communications d’un groupe de contacts
Lorsque vous envoyez une communication à partir du Centre de communication ou lorsque vous journalisez un appel, les renseignements à propos de la communication sont enregistrés. Ces renseignements incluent le moment où la communication a été envoyée, l’expéditeur et le contenu du message. Ces renseignements peuvent être utiles à des fins de vérification ou lors d’activités de dépannage.
Pour consulter l’historique des communications d’un groupe de contacts particulier, suivez les étapes ci-dessous :
1. Recherchez le groupe de contacts pour lequel vous souhaitez consulter l’historique des communications et sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur Historique des communications.
Le volet Historique des communications présente toutes les communications reçues par le groupe de contacts au cours des 72 dernières heures.
3. Pour consulter la liste complète des communications reçues par le groupe de contacts, y compris celles envoyées il y a plus de 72 heures, cliquez sur Consulter l’historique complet.
La nouvelle fenêtre qui s’affiche présente l’Historique des communications. Les communications dans la liste sont déjà triées. Ainsi, seulement celles reçues au cours des trois derniers mois par le groupe de contacts sélectionné s’affichent.
Envoyer une communication à un groupe de contacts
Utilisez le Centre de communication pour envoyer des communications aux appareils qui peuvent recevoir des messages alphanumériques ou numériques.
Les étapes à suivre pour envoyer une communication à un groupe de contacts sont les mêmes que pour envoyer une communication à tout autre type de contact.
| (!) Le Centre de communication ne peut pas servir à envoyer ou à recevoir des appels téléphoniques. Par conséquent, un groupe de contacts ne peut recevoir d’appel téléphonique. |
Pour envoyer une communication à un destinataire particulier, suivez les étapes suivantes :
1. Recherchez un groupe de contacts et sélectionnez-le.
Le volet Numéros à contacter présente la liste des numéros de contact disponibles pour le destinataire sélectionné. Lorsque le destinataire de la communication est un groupe de contacts, tous les numéros de la liste sont automatiquement sélectionnés. Aucun retrait n’est possible.
Lorsqu’un groupe de contacts contient un autre groupe de contacts, la liste présente le nombre d’appareils se trouvant dans le sous-groupe ainsi que leur type de numéro.
2. Remplissez les champs requis dans le volet Communication.
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(i) Lorsque la liste des numéros à contacter comprend à la fois des numéros reliés à des appareils pouvant recevoir des messages numériques et alphanumériques, deux champs sont disponibles pour vous permettre d’envoyer les deux types de messages en une seule opération. Utilisez le champ Message pour entrer le contenu alphanumérique de la communication. Utilisez le champ Message numérique pour entrer le contenu numérique de la communication. |
3. Pour envoyer la communication aux destinataires sélectionnés et effacer le contenu des champs du volet Communication, cliquez sur Envoyer.
Envoyer une communication liée à une procédure d’urgence
Une procédure d’urgence est un plan d’intervention qui vise la résolution d’une situation précise. Dans ce contexte, envoyer une communication à un groupe de contacts permet de gagner un temps précieux en communiquant l’information importante de façon efficace.
| (i) Pour configurer un groupe de contacts comme destinataire par défaut pour une procédure d’urgence, veuillez contacter le soutien à la clientèle. |
Pour lier votre communication à une procédure d’urgence en cours, sélectionnez celle-ci dans la liste qui apparaît dans la section Procédure d’urgence du volet Communication.
| (i) Quand vous envoyez une communication après avoir ouvert une procédure d’urgence (ou une étape de procédure d’urgence), cette procédure d’urgence est sélectionnée par défaut. |
Lorsqu’il y a plus de trois procédures d’urgence en cours et que celle qui est pertinente pour vous ne se trouve pas dans la liste, cliquez sur Voir plus, jusqu’à ce que la procédure d’urgence recherchée s’affiche.
Pour consulter le document de référence d’une procédure d’urgence, cliquez sur Voir.
Gérer les retours d’appel pour un groupe de contacts
Lorsque vous liez une communication à une procédure d’urgence, l’option En attente d’un retour d’appel est automatiquement sélectionnée dans le volet Communication.
Lorsque vous envoyez la communication, le volet Procédures en cours est automatiquement mis en évidence et montre la progression de la communication.
Chacun des contacts du groupe se retrouve sur une ligne.
Pour confirmer le retour d’appel d’un contact en particulier, cliquez sur le crochet :
La ligne est présentée sur fond vert et l’étiquette Confirmée apparait dans la colonne Délai.
Lorsque vous avez reçu le nombre de confirmations désirées, cliquez sur le X de la ligne du groupe de contacts pour annuler l’attente de retours d’appels pour cette communication.
| Dans le cadre d’une procédure d’urgence, j’envoie une communication. Je dois recevoir une confirmation de la part de 3 infirmières et de 2 spécialistes. Le groupe auquel j’envoie la communication contient 6 spécialistes et 8 infirmières. Lorsque j’ai reçu la confirmation de la part de 3 infirmières et de 2 spécialistes, j’annule l’attente de retours d’appels pour que les autres professionnels sachent que la situation est prise en charge. |
Gérer les erreurs de communication pour un groupe de contacts
Des erreurs de communication peuvent survenir lorsque, par exemple, le type de numéro sélectionné ne peut pas recevoir de SMS.
Suivez la progression de votre communication en accédant à l’onglet Communications actives.
| (i) Les communications liées à une procédure d’urgence quant à elles, apparaissent sous l’onglet Procédures en cours. |
Pour régler une erreur de communication, suivez les étapes suivantes :
1. Accédez à l’onglet Communications actives et repérez la communication problématique. La communication est présentée sur fond rouge et l’étiquette Erreur est visible dans la colonne Délai.
2. Cliquez sur Modifier.
Le message au haut de la fenêtre vous donne de plus d’information à propos de l’erreur.
3. Sélectionnez un numéro de contact valide et cliquez sur Modifier. Si cela permet de résoudre le problème, la communication disparaît dans l’onglet Communications actives, sauf si vous attendez un retour d’appel, et est envoyée au destinataire.