Important : L’accès à la fonctionnalité Offre de quart nécessite une clé de produit. Les clients qui ne disposent pas d’une clé de produit ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité.
Une Offre de quart est un processus par lequel les planificateurs proposent des quarts ouverts aux professionnels de la santé. Les Offres de quart sont manuelles ou automatisées.
Vous pouvez proposer une Offre de quart aux professionnels de la santé selon une séquence définie, conformément à la convention collective des professionnels de la santé.
Les professionnels de la santé répondent à une Offre de quart en acceptant ou en refusant le quart. Les réponses à l'Offre de quart se mettent à jour en temps réel et s’affichent dans l’application Petal.
Vous pouvez terminer l’Offre de quart après avoir attribué au moins un professionnel de la santé au quart.
Offres de quart manuelles par rapport aux Offres de quart automatisées
Vous pouvez lancer des Offres de quart manuelles ou utiliser l’automatisation. Chaque méthode diffère quant à la façon de contacter les professionnels de la santé et d’enregistrer les réponses.
| Action | Offre de quart automatisée | Offre de quart manuelle |
| Choisir la méthode d’Offre de quart | Dans le profil d’Offre de quart, vous sélectionnez un profil d’Offre de quart automatisée. | Dans le profil d’Offre de quart, vous sélectionnez un profil d’Offre de quart manuelle. |
| Contacter les professionnels de la santé | L’application Petal envoie des notifications par courriel ou par messagerie text, ou les deux. | Vous communiquez directement avec les professionnels de la santé par téléphone. |
| Recueillir et enregistrer les réponses | Les professionnels de la santé répondent par message texte ou à l’aide du lien dans le courriel. Les réponses sont enregistrées automatiquement. Le planificateur peut tout de même saisir ou modifier les réponses manuellement. | Vous recueillez les réponses par téléphone. Vous enregistrez les réponses manuellement. |
| Terminer l’Offre de quart | Vous terminez l’Offre de quart. Vous pouvez la terminer même si le nombre minimal de ressources n’est pas atteint. | Vous terminez l’Offre de quart. Vous pouvez la terminer même si le nombre minimal de ressources n’est pas atteint. |
Offres de quart automatisées (message texte)
Pour les Offres de quart automatisées envoyées par message texte, les professionnels de la santé reçoivent un message contenant les détails du quart, comme le nom du quart, la date et l’heure. Ils peuvent répondre Oui ou Non à l’Offre de quart.
Pour recevoir des messages textes, les professionnels de la santé doivent :
- avoir un numéro de téléphone mobile valide enregistré dans leur profil Petal;
- dans la zone de texte Type de numéro, sélectionner Mobile. Si plusieurs numéros de type « Mobile » sont enregistrés, l’application Petal utilise uniquement le premier numéro pour les Offres de quart.
Remarque : Les planificateurs ne peuvent pas ajouter ni modifier les numéros de téléphone des professionnels de la santé. Pour vérifier si un professionnel de la santé possède un numéro de mobile valide, ouvrez la fenêtre Progression de l'Offre de quart.
Réponses
Les professionnels de la santé ne sont pas automatiquement affectés au quart lorsqu’ils répondent Oui. Le planificateur doit terminer l’Offre de quart pour confirmer les affectations.
Lorsque le nombre requis de professionnels de la santé est atteint, l’automatisation s’arrête. Par exemple, si deux ressources sont requises, l’automatisation s’arrête dès que deux professionnels de la santé acceptent l’offre. Les professionnels de la santé plus bas dans la liste des Offres de quart ne reçoivent pas l’offre.
Finalisation de l’Offre de quart
Lorsque vous terminez l’Offre de quart, les professionnels de la santé qui l’acceptent sont affectés au quart. Ils reçoivent une confirmation par courriel ou par message texte.
Vous pouvez terminer l’Offre de quart après avoir affecté au moins un professionnel de la santé au quart. Vous n’avez pas à atteindre le nombre minimal de ressources requises. Par exemple, si le minimum est de deux, vous pouvez tout de même terminer l’Offre de quart en affectant qu'un seul professionnel de la santé.
Configuration du processus d'Offre de quart
Pour lancer le processus d'Offre de quart, effectuez la configuration suivante :
- Liste d'ancienneté : Ajoutez des professionnels de la santé à la liste d’ancienneté. Seuls les professionnels de la santé inscrits sur la liste d’ancienneté peuvent recevoir des Offres de quart.
Remarque : Pour ajouter des professionnels de la santé à la liste d’ancienneté, configurez d’abord leur statut d’ancienneté dans Membres et équipes (l'onglet Accès). - Séquence d’ancienneté : Définissez la séquence d’ancienneté afin que les Offres de quart soient envoyées selon l’ordre établi.
- Profil d'Offre de quart : Créez un profil d'Offre de quart. Un profil d'Offre de quart est un ensemble de paramètres d'Offre de quart enregistré.
Exigences pour recevoir des Offres de quart
Pour recevoir une Offre de quart, il y a certaines exigences.
- Disponibilité : Le professionnel de la santé doit être disponible pour travailler. Un professionnel de la santé qui est absent ne peut pas recevoir des Offres de quart.
Remarque : Un professionnel de la santé qui utilise une catégorie d’absence de type « Préférence » peut toujours recevoir une Offre de quart. - Conflit d'horaire : Le professionnel de la santé ne peut pas accepter un quart ouvert (dans le cadre du processus d'Offre de quart) s'il a déjà un quart planifié en même temps que le quart ouvert.
- Liste d’ancienneté : Le professionnel de la santé doit figurer sur la liste d'ancienneté.
- Période de planification : Le professionnel de la santé doit faire partie d'une période de planification.
- Dates de planification : Le professionnel de la santé peut accepter une Offre de quart qui a lieu à partir de sa date de début de planification et jusqu’à sa date de fin de planification (incluse).
- Configuration du quart ouvert : Les quarts ouverts pour lesquels le paramètre Ajout membre est activé ne sont pas admissibles à ce processus. Désactivez le paramètre Ajout membre pour le quart ouvert.
Rapports
Vous pouvez générer un rapport d’Offres de quart pour consulter les détails en lien avec l'Offre de quart. Vous pouvez télécharger le rapport en format Excel.
Si vous annulez une Offre de quart, puis la relancez, le rapport d’Offres de quart affiche les détails de la plus récente Offre de quart et non l'historique de l'Offre de quart annulée.