Préalable : Pour utiliser le nouvel outil de création de périodes, vous devez accéder à la nouvelle interface. À partir de la barre d'information bleue, située dans le haut des pages de la plateforme, cliquez sur le bouton "Je veux l'essayer".

Création de périodes

À partir de la barre d'outils, accédez à la section "Gestion d'horaire" de la barre d'outil (Cercle avec 3 silhouettes).

Ensuite, cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle période". En quatre courtes étapes, vous aurez créé votre nouvelle période. Notez que vous pouvez maintenant vous créer jusqu'à deux périodes en mode brouillon.

Étape 1 - Avant de commencer

Vous devez répondre à quelques questions avant de procéder à la création d'une période. Si votre réponse à une de ces questions est OUI, le processus sera interrompu, car cela indique que vous avez besoin de l'assistance de l'équipe de support avant de créer une nouvelle période.

Dans le cas où toutes vos réponses sont NON, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Étape 2 - Détails de la période

Complétez les diverses informations pour la création de la nouvelle période.

Nom de la période : Saisir le nom voulu. Cependant, il doit être unique. Conseil : ajouter l'année aide à créer un nom unique.
Date de fin de la période : C'est la date (inclusive) à laquelle la période doit se terminer. Notez que la date de début est figée puisque la nouvelle période débute au lendemain de la dernière période.
Durée de la période : plutôt qu'inscrire une date de fin, vous pouvez entrer un nombre de jour, de semaines ou de mois. La date de fin sera automatiquement calculée.
Date limite pour la saisie des absences : Date limite à laquelle les membres à l'horaire de votre groupe devront soumettre leurs absences. L'entrée d'absence sera automatiquement verrouillée à cette date.

Étape 3 - Rappels

Configurez les rappels automatiques d'entrée d'absences qui seront envoyées à vos membres horaires. Vous pouvez activer jusqu'à deux rappels automatiques. Vos membres recevront la notification à la date indiquée.

Étape 4 - Jours fériés

Configurez tous les jours fériés qui s'appliquent à votre groupe durant la période en création.

En fonction de la configuration de vos tâches, les jours fériés feront en sorte que les quarts de travail seront ouverts ou fermés. Aussi, ces journées seront identifiées dans les calendriers des membres de votre groupe.

Astuce : créez les jours fériés pour l'année entière et sauvez du temps lors de la prochaine création de période.

Groupes avec des procédures d'affection automatisées :

Gestion des dates d'équité

Si cette étape vous est présentée, c'est que votre groupe est configuré avec des compteurs d'équités particuliers qui calculent les valeurs en fonction de plages de dates. Par exemple: des compteurs MOIS1 et MOIS2.

Vous devez simplement entrer les dates de début et de fin pour chacun de ces compteurs.

ATTENTION : Si par exemple, votre nouvelle période à une durée de 3 mois et que le système vous présente 2 compteurs, contactez l'équipe du support pour faire ajouter un 3e compteur. Autrement, la qualité de la distribution de vos tâches en sera affectée.

Transfert des valeurs d'équité

Pour les groupes qui accumulent les valeurs d'équité de période en période (compteurs cumulatifs), cette étape vous permet d'effectuer l'importation des valeurs.

Les 3 options possibles sont :

Valeurs à la publication : Importe les valeurs de la période précédente à sa publication.
Valeurs en cours : Importe les valeurs de la période précédente incluant les modifications effectuées entre la date de sa publication et la date de l'importation.
Notez : que les valeurs des demandes de transferts futures ne seront pas incluses.
Ne rien faire : n'importe pas de valeurs, cette fonction réinitialise les valeurs des compteurs d'équité puisqu'ils restent à zéro. Ceci est principalement utilisé en début d'année, calendrier ou fiscal ou au besoin.