Gestion des tâches

GESTION DES TÂCHES

1. Cliquez sur le menu Gestion d'horaire

2. Dans le panneau, à droite du menu, sélectionner la section Tâches

LISTE DES TÂCHES

1. La liste des tâches expose, pour un groupe horaire, l'ensemble des tâches existantes pour la période en cours et les périodes futures.

2. Il est possible d'utiliser le champ de recherche pour trouver plus rapidement une tâche.

3. 3 options disponibles directement via la liste des tâches.

A. Moments personnalisables: disponible uniquement dans le plan Standard et Avancé. 

B. Afficher les moments

C. Numéros de téléphone

 

CRÉATION D'UNE TÂCHE

1. Cliquez sur le bouton Créer une tâche

 

2. Saisir le nom de la tâche: maximum de 40 caractères

3. Sélectionner le type de tâche:

A. Garde: utilisé pour les tâches qui sont sur appel ou pour les responsabilités qui nécessite d'être rejoins.

B. Normal: utilisé pour les tâches cliniques avec présence du médecin.

4. Description longue: celle-ci est optionnelle. L'information contenue dans cette description s'affichera uniquement quand une tâche sera sélectionnée dans le calendrier personnel ou de groupe, dans le panneau de droite avec tous les détails.

5. Période de début: identifier à partir de quelle période cette tâche doit être ajoutée. Les périodes disponibles sont celles en cours et les futures. Donc si par exemple, la période en cours est sélectionnée, l'ajout de tâche se fera dans celle-ci et toutes les futures périodes existantes.

6. Sélection des cases horaires de la tâche: lors de la sélection des cases horaires, selon la sélection faites, le blocage de certaines autres cases se fera automatiquement, afin d'éviter les erreur de configuration. La logique qui s'applique est la suivante: pour une case horaire sélectionnée, l'ouverture de cases horaire incluses dans celle sélectionnée devient impossible. Par exemple, lors de l'ouverture des cases de jour, les cases AM et PM deviennent non disponible, car elles sont inclusives du jour.

Important: Les heures sur une case horaire ne sont qu'à titre indicatif. C'est la case horaire qui  gère toute la configuration sur une tâche. Donc il est important que les heures que vous allez sélectionner sur une case horaire, fasse du sens avec celle-ci. Chose à éviter: Si vous sélectionnez une case AM et que vous changez les heures pour 8h à 17h, l'impact des blocages de tâche ne s'appliquera qu'au tâche AM et non pas à l'ensemble du Jour. 

7. En cliquant sur une case horaire ouverte en bleu, il est possible de modifier les configurations par défaut:

A. Gestion des fériés: est-ce que cette tâche doit être ouverte ou fermée pendant les fériés ou est-ce une case horaire seulement pour les fériés.

B. La sélection de l'option Toute la journée utilisera par défaut de minuit à minuit, sans possibilité de modifier ces heures. Si vous avez une tâche de 24h et que minuit n'est pas l'heure de début, n'utiliser pas cette option.

C. Heure de début: heure du début de la tâche

D. Heure de fin: heure de fin de la tâche

E. Requis minimum / Requis maximum: sont le nombre minimum et maximum de médecin qu'il est possible de planifier pour cette case horaire.

F. Unités: l'unité permet de faire la comptabilisation des tâches dans les compteurs d'équité. 

G. Appliquer à:

- Seulement cette case horaire: changement s'applique uniquement à cette case pour cette journée.

- Toutes les cases horaire ouvertes: changement  s'applique à l'ensemble des cases horaires ouvertes du même type, ex: Jour.

 

8. Blocs multiples: les blocs multiples permettent de simplifier l'étape de distribution des affectations. Un bloc multiple est composé de case horaire diverses sur plus de 1 journée, ce qui permet d'assigner la même ressource en un seul clic via l'outil de planification. Certains blocs multiples vous sont proposés, mais si vous ne trouvez pas la configuration de bloc multiple qui correspond à vos besoins, n'hésitez pas à en faire la demande à notre équipe de soutien à la clientèle.

Important: Les blocs multiples ne sont pas disponible avec le plan De Base

9. Cliquer sur Appliquer pour que le changement s'enregistre dans la ou les bonnes cases horaires. Lors de l'application, les valeurs modifiées devraient être celles que vous venez de modifier.

10. Lorsque la configuration est complétée, cliquer sur Enregistrer pour compléter l'ajout de cette tâche.

11. Lors de l'enregistrement, une boîte s'ouvre pour vous permettre directement de gérer les compétences des membres qui pourront faire cette tâche. Vous pouvez faire les changements immédiatement ou les faire plus tard via la section compétences.

12. Une fois complété, vous aurez un diagnostic confirmant l'ajout de la nouvelle tâche et celle-ci se retrouvera dans la liste des tâches initiales.

Important: lors de l'ajout d'une tâche, n'oubliez pas d'aller dans l'onglet Configuration pour définir ce que vous permettrez à vos membres de faire avec les affectations de ce type.

MODIFIER UNE TÂCHE

1. Cliquez sur le crayon correspondant à la tâche à modifier

2. Les informations de la section Description peuvent toutes être modifiées.

A. Nom de la tâche

B. Type de tâche

C. Description longue

D. Période de début: La période choisie, marquera la première période à partir de laquelle le changement s'applique

E. Moment personnalisés: Disponible uniquement avec les plans Standard et Avancé

F. Afficher les moments

G. Afficher les numéros de téléphone

 

3. Les cases déjà existantes ne peuvent être supprimer, par contre, l'information des cases peuvent être modifiées en cliquant sur la cellule bleue. De nouvelles cases horaires peuvent également être ouvertes, selon la logique applicable des cases horaires qui ne peuvent pas être inclusives l'une dans l'autre. Si vous souhaitez changer complètement la structure d'une tâche, veuillez supprimer celle-ci et en créer une nouvelle.

4. Lorsque les modifications sont terminées, cliquer sur Enregistrer pour confirmer la sauvegarde des informations.

5. Lors de l'enregistrement, le panneau de gestion des compétences s'ouvre pour vous permettre de faire des ajustements de qui peut faire cette tâche. Si aucun changement n'est requis, cliquez sur Définir plus tard ou Enregistrer, sans avoir fait de changement.

 

SUPPRIMER UNE TÂCHE

1. Cliquer sur la poubelle de la ligne correspondant à la tâche a supprimer.

2. Si la poubelle n'est pas accessible, c'est que des affectations existent toujours sur la tâche.

A. En positionnant votre souris sur la poubelle, vous obtiendrai l'information de la dernière période avec des affectations. 

B. Si vous souhaitez vraiment supprimer la tâche, vous devrez retirer l'ensemble des affectations sur celle-ci en date du jour et pour le futur. Seulement après cette action que la suppression deviendra disponible.

3. Si la poubelle est disponible (bleu) et que vous supprimer la tâche, vous aurez à confirmer la suppression en répondant Oui au message de confirmation. La tâche sera donc supprimer de la liste des tâches et des périodes en cours et futures.