1. Dans le menu Gestion d'horaires, accédez à la section Membres et équipes
2. Dans la liste des membres, cliquez sur le crayon sur la ligne du nom du membre à modifier
3. En cliquant sur le crayon, vous avez l’accès pour modifier chacune des 5 sections
Cliquez directement sur l'onglet des informations que vous désirez modifier. Vous pouvez ensuite terminer vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer. Si des modifications doivent être appliquées à plusieurs onglets, vous devrez enregistrer les changements à chaque onglet.
A. Informations sur le membre
Si le membre est déjà activé, il est responsable de modifier ses informations personnelles.
Si le membre n'est pas activé, vous pourrez modifier l'ensemble de ses informations.
Veuillez enregistrer les changements avant de naviguer vers un autre onglet.
B. Accès
La sélection du membre planifié ou non se gère uniquement à la création et ne peut être modifié par la suite.
Vous pourrez modifier la date de début ou de fin de planification et d'accès au groupe à tout moment. Ces dates ont un impact direct sur la possibilité de planifier ce membre ou non.
Les initiales peuvent aussi être modifiées.
Enregistrer vos changements avant de passer à un autre onglet.
C. Rôle et permissions
Trois choix de permissions s'offrent à vous
A1. Membre régulier pour un membre planifié: donnera accès à ses informations personnelles et aux informations horaires de son groupe. Il pourra effectuer les transactions autorisées par le planificateur de son groupe sur ses propres tâches. Il pourra ajouter ses absences pour bloquer la planification de l'horaire et créer ses évènements personnels.
A2. Membre régulier pour un membre non planifié = équivalent de Lecture seulement. Donnera accès aux calendriers de groupe, mais sans possibilité de modification, ainsi que l'accès aux outils externes à l'horaire comme la messagerie, les documents et les contacts.
B. Membre administratif: peut être donner à un membre planifié ou non, mais la plupart du temps, ce rôle sera attribué à du personnel non planifié pour la gestion des horaires en post-publication. Permet de faire des ajustements aux horaires des autres via les calendriers de groupe, de faire la saisie des absences pour d'autre, approuver les absences ou les mouvements de tâches selon les configurations du groupe. Les membres avec ces permissions seront aussi notifiés de l'ensemble des transactions de tâches.
C. Planificateur du groupe: Cette permission peut être donnée à plus d'un membre, mais il est déconseillé de faire de la planification d'horaire à plus d'un à la fois dans notre outil de planification. Des membres planifiés ou non planifiés peuvent avoir ce rôle. Il permet d'avoir accès à l'outil de création des horaires et de pouvoir faire la maintenance des horaires post-publication. Autre différence entre ce rôle et le rôle du membre administratif, est que celui-ci ne permettra pas d'approuver ou de traiter les mouvements de tâches qui requiert ces actions.
Le changement de rôle d'un membre aura un impact immédiat sur les fonctionnalités accessibles de celui-ci.
Enregistrer les modifications avant de passer à un autre onglet.
D. Équipes
1. La sélection des équipes peut déterminer à quelles tâches ce membre pourra être affecté.
2. Au-delà de la détermination des compétences, les équipes peuvent aussi être seulement un sous-groupe d'appartenance pour des options de filtres dans l'outil de planification.
3. Si la sélection d'une ou de plusieurs équipes est associée à des compétences pour des tâches en particulier, ces compétences seront reflétées dans le prochain onglet de gestion des compétences.
4. N'oubliez pas d'enregistrer les modifications d'équipe avant de passer à l'onglet compétences, afin de voir l'impact de la sélection d'une ou des équipes sur les compétences du membre. Les changements d'équipes s'appliquent immédiatement et sont reflétés dans la période en cours et les futures.
E. Compétences
1. Sélectionner les tâches que ce membre pourra faire dans votre groupe.
2. Cliquez sur enregistrer pour que les changements s'appliquent. Les changements de compétences s'appliquent immédiatement et sont reflétés dans la période en cours et les futures. Elles permettent aussi aux membres de mêmes compétences de s'échanger des tâches.
La modification de paramètres dans l'onglet Équipes et/ou compétences peut avoir un impact sur la génération des horaires d'un groupe avancé, c'est pourquoi un formulaire vous permettant d'envoyer un billet à notre équipe de soutien technique vous sera offert, afin de leur transmettre les ajustements potentiels à faire à la procédure automatisée ou aux règles d'affaires. Il est important de communiquer les demandes de modifications à apporter à ces 2 éléments si vous souhaitez que votre génération d'horaire continue de bien fonctionner.