Il est possible, pour un membre d'un groupe horaire avec la permission de Gestion des membres, de créer de nouveaux groupes non horaires (communication).
Les groupes non horaires sont un excellent moyen de communiquer avec un nombre restreint de membres comparativement à l'ensemble des membres qui constituent un groupe horaire. Ils sont aussi utiles pour mettre en un groupe plusieurs membres qui ne font pas nécessairement partit du même groupe horaire. Ils sont aussi utilisés pour contrôler l'accès à la documentation qui peut y être déposée et accessible uniquement aux membres qui composent ce groupe. Le dernier cas d'usage serait pour la planification d'évènement pour ce regroupement de membres.
- Création d'un groupe Non-Horaire
Dans le menu Contacts, vous aurez accès dans le panneau de gauche à voir l'ensemble de vos listes de distribution, vos groupes horaires et vos groupes non horaires. Pour créer un nouveau groupe non horaire, cliquer sur le + à côté de la section Groupes non horaire.
Voici les informations que vous devrez saisir pour la création d'un nouveau groupe non horaire
- Nom complet limité à 100 caractères
- Nom abrégé limité à 20 caractères, c'est ce nom qui s'affichera dans le panneau de gauche pour accéder au groupe
- Ville correspondant au lieu d'appartenance de ce groupe
- Fuseau horaire: veuillez sélectionner le bon fuseau horaire pour que les évènements planifiés pour ce groupe le soient aux bonnes heures dans les calendriers des membres invités
- La spécialité du groupe: ce champ est optionnel, si vous souhaitez en faire la saisie, vous devrez choisir parmi la liste qui vous est proposée.
- Langue du groupe: français ou anglais. La langue sélectionnée pour le groupe sera désignée pour les membres, à moins que ceux-ci aient modifié la langue dans leur profil.
Une fois les champs obligatoires saisis, le bouton Enregistrer deviendra disponible.
Si vous cliquez sur Annuler, l'information sera perdue et vous serez redirigé dans la liste des contacts.
2. Modification d'un groupe non horaire
Pour modifier les paramètres d'un groupe non horaire, sélectionner le nom du groupe à modifier dans le panneau de gauche du menu contact.
Cliquez sur le Crayon dans le haut à droite de l'écran
Lorsque vous cliquez sur le crayon, les mêmes 6 champs disponibles à la création du groupe peuvent être modifiés.
3. Supprimer un groupe non horaire
Pour pouvoir supprimer un groupe non horaire, vous devez avoir les permissions d'administrateur dans ce groupe.
Sélectionner le nom du groupe à modifier dans le panneau de gauche du menu contact.
Cliquez ensuite sur la poubelle dans le haut à droite de l'écran
Une fois la poubelle sélectionnée, vous devrez confirmer la suppression de ce groupe en cliquant sur le bouton Supprimer dans l'avertissement qui s'est ouvert.
