Créer un quart de travail ouvert (et un appel de quart)

Pour créer un quart de travail ouvert, et un appel de quart, suivez les instructions ci-dessous.

Suite à la création et à la publication d'un quart de travail ouvert, un appel est lancé pour le quart en fonction des détails saisis (poste, dates, heures,...). Le quart est offert aux membres en fonction des  Règles de distribution des quarts qui ont été configurées. Pour plus de détails au sujet de ces règles, cliquez ici. Dans ce cas, le quart sera assigné au premier membre qui aura accepté le quart. Pour offrir le quart à un membre en particulier, cliquez ici.

 

Les pages suivantes dans l'application permettent de créer des quarts de travail ouverts :  Créer des quarts de travail (permet aussi la création de quarts de travail récurrents) Horaire

 

Instructions

À partir de la page Créer des quarts de travail

1. Cliquez sur Créer des quarts de travail dans la barre menu.

2. Sélectionnez votre emplacement.

3. Sélectionnez les dates pour les quarts.

4. Remplissez la fiche du quart :

• Sélectionnez le poste, date, heures de début/fin/pause, nombre de quarts.
• Cliquez sur Quart récurrent pour choisir les Options de récurrence. Référez-vous à la section Configurer un quart récurrent ci-dessous.
• Cliquez sur Éditer détails pour ajouter des notes.
• Afin de permettre des heures supplémentaires pour le quart, activez l’option Permettre le temps supplémentaire? ( l’interrupteur se trouve à droite et la barre est verte).

Pour un quart de travail avec temps supplémentaire permis, tous les membres de l'équipe sont avisés lors de l'appel, y compris ceux qui se retrouveraient en temps suplémentaire. Les membres ne sont pas avisés que le quart permet du temps supplémentaire.

5. Cliquez sur Confirmer.

6. La page Résumé des quarts contenant tous les détails des quarts de travail s'affiche.

7. Cliquez sur Modifier pour modifier les détails des quarts si nécessaire. 

8. Cliquez sur Soumettre pour publier les quarts et initier l'appel.

9. Ces quarts se retrouvent dans le Tableau de bord sous l'onglet Quarts crées récemment.

 

À partir de la page Horaire

1. Sélectionnez Horaire à partir de la barre menu.

2. Sélectionnez la période et les filtres pour afficher les données désirées.

3. Sélectionnez le poste pour lequel vous voulez créer un quart ouvert.

4. Dans la rangée Quart ouvert, cliquez sur + Ajouter nouveau dans la case horaire appropriée. Saisissez l'information :

• Uilitisez + ou - pour ajuster le nombre de quart à créer.
• Sélectionnez les informations: date, heures de début/fin/pause.
• Cliquez sur Éditer détails pour ajouter des notes.
• Afin de permettre des heures supplémentaires pour le quart, activez l’option Permettre le temps supplémentaire? ( l’interrupteur se trouve à droite et la barre est verte).

5. Cliquez sur Enregistrer.

(i) Si vous créez plus d’un quart de travail, un compteur affichera dans la cellule un sommaire du nombre total de quarts créés.

6. Il est possible de créer un nouveau quart en faisant un copier-coller des détails d'un quart existant dans l`horaire.

• Survolez le quart, cliquez sur Plus d'options, Copier.
• Cliquez sur la cellule correspondant dans l'horaire et cliquez sur Coller.

7. Les quarts crées sont en mode brouillon.

Les quarts brouillon doivent être publiés avant d'être offerts aux membres.

 

Configurer un quart récurrent

Un quart récurrent se répète plusieurs fois au courant d'une période de temps donnée (e.g. Lun. 7-3pm, Mar. 7-3pm, Mer. 7-3pm, Jeu. 7-3pm, Ven. 7-3pm).

1. Référez-vous aux étapes sous Créer des quarts de travail.

2. Dans le panneau Configurer les options de récurrence, sélectionnez les options pour la récurrence des quarts :

• Répéter tous les X : 1, 2, 3, or 4
• Jour, semaine ou mois
• Lun., Mar., Mer., Jeu., Ven., Sam., Dim.
• Se termine le :  fin de la récurrence

3. Cliquez sur Enregistrer.

4. Cliquez sur Confirmer.

5. Sur la page Résumé des quarts, vérifiez les détails et cliquez Soumettre.