Lorsqu’un membre est temporairement non disponible, il peut demander à l’opérateur de prendre leurs messages ou de retenir les transmissions. Le membre pourra ensuite appeler à sa convenance afin de vérifier s’il a reçu des communications.
Si une période de retenue est activée, cela est visible pour tous les utilisateurs du Centre de communication.
Activer la période de retenue
1. Recherchez le contact dont les transmissions doivent être retenues et sélectionnez-le.
2. Cliquez sur Retenir les transmissions.
Lorsque les transmissions sont retenues pour un membre, la fiche contact donne accès à plus de renseignements concernant les transmissions qui ont été retenues.
Recherchez le contact et repérez sa fiche dans la liste.
Pour indiquer que les communications sont actuellement retenues pour le membre en particulier, l’icône suivante s’affiche sur la fiche contact :
Sélectionnez la fiche contact du membre pour accéder aux renseignements suivants :
- L’utilisateur responsable de la retenue des transmissions
- La date et heure de début de la période de retenue
- Le nombre de transmissions retenues durant la période
Pour désactiver la retenue des transmissions d’un membre, cliquez sur Ne plus retenir les transmissions.
Pour accéder à la liste des transmissions reçues pendant la période, cliquez sur Voir les transmissions retenues.
Envoyer des communications à un membre pendant une période de retenue
Lors de l’envoi d’une communication, si vous sélectionnez un membre dont les transmissions sont retenues, une nouvelle option est présentée au haut du volet Numéros à contacter. L’option est automatiquement sélectionnée.
1. Remplissez les champs requis dans le volet Transmission.
2. Pour retenir la communication et effacer le contenu des champs du volet Transmission, cliquez sur Retenir.
Pour retenir la communication et conserver les renseignements dans les champs du volet Transmission, cliquez sur Retenir et conserver.
La communication est maintenant retenue et le destinataire ne reçoit pas d’alerte.
Ignorer la période de retenue
Dans le cas d’une urgence, il est possible d’ignorer la période de retenue et d’envoyer des communications au destinataire sélectionné. Pour ce faire, sélectionnez un numéro dans le volet Numéros à contacter et procédez à l’envoi de la communication. Un message s’affiche au haut du volet Transmission afin de vous rappeler qu’une période de retenue est en vigueur.
Gérer les transmissions retenues
Les membres dont les transmissions sont retenues s’affichent dans le volet Communications en cours, sous l’onglet Transmissions retenues.
Pour arrêter la retenue des transmissions d’un membre particulier, cliquez sur l’icône suivante :
Pour voir les transmissions retenues d’un membre particulier, cliquez sur l’icône suivante :
La fenêtre qui s’affiche permet de confirmer que le membre a pris connaissance des communications et qu’il les traitera.
Pour confirmer la réception d’une communication particulière, cliquez sur l’icône suivante :
Pour confirmer la réception de toutes les communications, cliquez sur Tout confirmer.