Ajouter des membres dans un groupe horaire

Pour ajouter des membres dans le groupe ou envoyer un courriel d'invitation de rappel, suivez les étapes ci-dessous.

  • Dans la Gestion d'horaire de Petal, il existe trois types de compte selon les besoins: Membre, Membre administratif, Planificateur.
  • Chaque membre est associé à un identifiant unique qui est son courriel. Si le membre existe déjà dans Petal, son compte sera affiché.
  • L'ajout de nouveaux membres pourrait affecter la facturation de votre institution, veuillez confirmer avec votre personne ressource.

 

Prérequis

  • Se connecter au portail avec un profil Planificateur

  • Avoir accès au groupe

Accès dans Petal

  • Page d’accueil > Menu à gauche > Gestion d’horaire > Membres et équipe

Instructions

  1. A partir de l’icône Gestion d’horaire, cliquez sur Membres et équipe.

  2. Cliquez sur l'onglet Membres.

    La liste des membres est affichée.

 

Pour ajouter un nouveau membre

1. Cliquez sur Ajouter un membre.

2. Sous l'onglet Informations, entrez le courriel du nouveau membre et cliquez sur Valider.

(i)

  • Si le membre existe déjà dans Petal, son compte est affiché.

  • Si le membre est déjà activé, celui-ci est responsable de modifier ses informations personnelles.

  • Si le membre n'est pas activé, vous pourrez modifier l'ensemble de ses informations, et ce même si le membre a été rajouté par le planificateur d'un autre groupe.

 

3. Dans la fenêtre Ajouter un membre, plusieurs onglets vous permettent de saisir les informations d'un membre.

Sous l'onglet Informations, sous la section Information sur le membre,  entrez  les données du membre dans les champs suivants. 

  • Pour les Types de compte Assistant ou Gestionnaire, les champs Spécialité et Numéro de permis ne sont pas requis.
  • Cliquez sur l'option pour certifier que  membre ajouté fait partie du monde de la santé.
  • Cliquez sur Suivant.

4. Cliquez sur l'onglet Accès.

  • Membre planifié à l'horaire: Cette option se gère uniquement à la création.  Un membre planifié peut être configuré pour recevoir des tâches dans l'horaire.
  • Date de début de planification:  C'est la date à partir de laquelle il est possible de planifier ce membre.
  • Date de fin de planification et d'accès au groupe: Cette date permet au système de retirer un membre automatiquement à la date sélectionnée.
  • Initiales du membre:  Ce champ n'est applicable que pour des membres planifiés.

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5. Cliquez sur l'onglet Rôle et permissions.

  • Sélectionnez un rôle parmi les choix proposés selon vos besoins.
  • Le changement de rôle d'un membre aura un impact immédiat sur les fonctionnalités accessibles de celui-ci.
  • Cliquez sur Suivant.

 

Rôle

Description

Membre régulier

Pour membre planifié : Accès à ses informations personnelles et aux informations horaires de son groupe. Il pourra effectuer les transactions autorisées par le planificateur de son groupe sur ses propres tâches. Il pourra ajouter ses absences pour bloquer la planification de l'horaire et créer ses évènements personnels.

Pour membre non planifié : Accès aux calendriers de groupe, mais sans possibilité de modification, ainsi que l'accès aux outils externes à l'horaire comme la messagerie, les documents et les contacts.

Membre administratif

Applicable à un membre planifié et non planifié: Souvent attribué à du personnel non planifié pour la gestion des horaires en post-publication. Permet de faire des ajustements aux horaires des autres via les calendriers de groupe, de faire la saisie des absences pour d'autres, d'approuver les absences ou les mouvements de tâches selon les configurations du groupe. Ils seront aussi notifiés de l'ensemble des transactions de tâches.

Planificateur du groupe

Applicable à un membre planifié et non planifié: Peut être attribué à plus d'un membre, mais il est déconseillé de faire de la planification d'horaire à plusieurs. Il permet d'avoir accès à l'outil de création des horaires, de gérer les membres du groupe, de faire la maintenance des horaires post-publication et de créer de nouvelles tâches. 

 

6. Cliquez sur l'onglet Équipes.

  • La sélection des équipes détermine à quelles tâches ce membre pourra être affecté (onglet Compétences).

  • Les équipes peuvent aussi être considérées comme un sous-groupe d'appartenance pour des options de filtres dans l'outil de planification.

  • Les changements d'équipes s'appliquent immédiatement après que le profil soit enregistré. 

  • Pour plus d'information au sujet des équipes, cliquez ici.

  • Cliquez sur Suivant.

7. Cliquez sur l'onglet Compétences.

  • Elles représentent les tâches que ce membre pourra faire dans le groupe.
  • Les changements s'appliquent immédiatement.
  • Les compétences, si elles sont communes, permettent aussi aux membres de s'échanger des tâches.

 

 

8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le membre.

9. Quand le profil est complété, cliquez sur Oui  ou Non dans le message de confirmation si le membre est planifié.

Si le membre ajouté est un membre planifié d'un groupe avancé, il est possible que vous ayez besoin de modifier les scripts ou les contraintes pour que la réparttion des tâches s'effectue correctement. Veuillez  communiquer avec le support pour éviter d'impacter votre génération d'horaire. 

 

10. Une fois que le profil du membre enregistré, le membre fait partie du groupe.

  • Un courriel d'activation de compte est envoyé au nouveau membre.
  • Si le membre est planifié, il sera ajouté aux périodes courante et future selon la date de planification choisie.  

 

 

Pour envoyer un courriel d’activation

Si vos membres n'ont pas encore activé leur compte suite au courriel initial, renvoyez les invitations.

 

1. À partir de l'onglet Membres, cliquez sur le bouton Réinviter.

2. Une confirmation du nombre d'invitations qui seront envoyés aux membres n'ayant pas activé leur compte s'affiche. Cliquez sur Envoyer l'invitation.