Assigner des membres sur les tâches ouvertes ou en déficit – Centre d'aide

Pour assigner des membres sur les tâches non pourvues, suivez les étapes ci-dessous.

Prérequis

Se connecter au portail avec un profil membre planificateur
Afficher les tâches non comblées sur le calendrier de groupe

Accès dans Petal

Page d’accueil > Menu à gauche > Calendriers > Groupes

Instructions

Cliquez sur la pastille En déficit ou Ouvert de la tâche.
Dans le haut du panneau droit Assignation, l’information ci-dessous est affichée.

Groupe
Nom de la tâche
Bloc horaire

Statut de la tâche planifiée

Tâche ouverte
Tâche en déficit

Couverture

X membre(s) manquant(s) : si le nombre d’assignés est inférieur au minimum
Minimum couvert : si le nombre d’assignés est supérieur au minimum mais encore inférieur au maximum
Limite atteinte : le nombre d’assignés est supérieur ou égal au maximum

Avatars

Membres assignés ou en cours d’approbation
Nombre d’assignations restant pour atteindre le requis (cercle or) et la limite (cercle gris)

L'avatar est accompagné d’un symbole :

Sablier : la demande est en-cours d’approbation

Ciseaux : l’assignation a été répartie sur deux membres

Requis : Minimum pour couvrir la tâche planifiée

Limite : Maximum défini pour la tâche planifiée

3. Dans le panneau droit Assignation, sous Sélectionner un membre éligible de la liste, la liste des membres éligibles est présenté dans l’ordre ci-dessous :

M’assigner la tâche (Pour vous assigner la tâche, suivez les étapes suivantes).
Candidat en attente d’approbation (si applicable) : Assignation en cours
Membres disponibles : Dispo
Membres occupés : Occupé

4. Si vous avez les permissions d’approbation, vous pourrez cliquer sur Assignation en cours. Le message suivant s’affiche :

Cliquez sur Gérer la demande pour approuver la demande sous la page Demandes en attente dans la section Échange de tâches.
Pour rajouter un membre disponible, dans le panneau Assignation, sous Sélectionner un membre éligible, sélectionnez un membre et cliquez sur Continuer.

7. Dans le panneau Assignation, sous Membre sélectionné, remplissez l’information ci-dessous.

Les cases horaires de la tâche sont affichées par défaut. Modifiez-les au besoin et si le paramétrage de la tâche l’autorise.
Saisissez un Commentaire pour l’approbation de la demande (optionnel).
Au besoin, saisissez un Commentaire sur l’affectation (optionnel).

8. Cliquez sur Assigner.

9. Si vous avez les permissions d’approbation requises, la tâche est assignée et elle est affichée dans le calendrier de groupe.

(i)

Si le nombre maximal requis de ressources n’est pas comblé, la pastille Ouvert s’affiche au-dessus de la ressource assignée.
Si le nombre minimal requis de ressources pour cette tâche n'est toujours pas atteint, la pastille En deficit s’affiche encore au-dessus de la ressource assignée.
Si plusieurs ressources sont assignées sur une tâche, elles sont affichées dans le calendrier de groupe.
Si les cases horaires de la tâche assignée ont été modifiées, les horaires modifiés sont affichés dans le calendrier de groupe.

10. Répétez les étapes précédentes pour assigner d’autres ressources à la tâche au besoin.

Dans cet exemple, la tâche est encore En déficit car le nombre requis n’est pas atteint.
Cliquez sur la pastille .
Dans le haut du panneau droit Assignation, l'assignation précédente est affichée.

Dans le panneau Assignation, sous Sélectionner un membre éligible de la liste, sélectionnez un membre et cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Assigner.
Si vous avez les permissions d’approbation requises, la tâche est assignée et la deuxième assignation est affichée dans le calendrier de groupe.

11. Répétez les étapes précédentes pour assigner d’autres tâches au besoin.