Cet article soulève les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de l’orchestrateur. Ces questions sont regroupées sous les différentes sections de l’interface du Hub ainsi que les thèmes principaux traités par Petal à travers l’orchestrateur.
Pour obtenir une compréhension exhaustive de l’orchestrateur, n’hésitez pas à consulter l’ensemble des articles et capsules vidéos sous les sections suivantes du Centre d’aide Petal :
Information sur la clinique
Q : La clinique a déménagée. Pouvons-nous changer l’adresse dans notre console Hub ?
R : Oui. L’adresse est visible aux patients lors de la réception des notifications de rendez-vous (confirmation et rappel). Il est donc important que cette adresse soit exacte. Dans la section Information sur la clinique, cliquez sur Modifier. Vous serez en mesure de modifier plusieurs champs dont l’adresse physique de la clinique.
Q : À quoi servent les champs Région et Sous-région ?
R : La région (RTS) et sous-région (RLS) permettent de localiser le territoire de votre clinique. Il ne s’agit pas d’une limite territoriale pour les offres de rendez-vous populationnels mais permet plutôt à vos offres de réorientation de restreindre la provenance des patients. Pour configurer une offre de réorientation afin d’appliquer une restriction de RTS et RLS, consultez cet article.
Q : Nous sommes incapable de faire l’ajout du médecin responsable. Pourquoi ?
R : Le médecin responsable désigné sera celui en charge du rapport de rémunération GAP de la clinique. Vous pouvez uniquement sélectionner un médecin qui se trouve dans la section Personnel médical, onglet Actifs. Si le médecin est absent de cet onglet, vérifiez dans l’onglet Inactifs et consultez cet article pour plus d’information.
Q : Sommes-nous obligés d’accepter la prise en charge de patient sans NAM ?
R : Non. Toutefois, nous vous recommandons de contacter votre chargée de projet du CIUSSS afin de valider s’il y a des recommandations pour votre région.
Fournisseurs
Q : Quels sont les DMÉs compatibles avec le Hub ?
R : Référez-vous à cet article pour obtenir la liste des DMÉs compatibles avec le Hub.
Q : Nous prévoyons changer de DMÉ prochainement. Quelles sont les étapes ?
R : Un changement de DMÉ nécessite plusieurs étapes pour éviter le bris de service de vos offres en ligne. Consultez cet article pour obtenir toutes les étapes et être appuyé dans cette démarche.
Q : Le portail de préférence envoie-t-il automatiquement des notifications pour les rendez-vous non-web ?
R : Non. Une configuration est requise pour chaque service dont vous souhaitez que le portail de préférence se charge des notifications (Confirmation et rappel de rendez-vous). Consultez cet article afin d’obtenir les détails.
Personnel médical
Q : Nous accueillons de nouveaux membres du personnel dans notre clinique. Comment les synchroniser au Hub ?
R : Tout d’abord, débutez la création de ces ressources dans votre DMÉ selon les étapes recommandés par votre fournisseur DMÉ. Ensuite, connectez-vous à votre console et accédez à la section Personnel médical. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Synchroniser. L’article suivant vous outillera dans la création de ces ressources et dans l’importation de celles-ci dans le Hub.
Q : Un membre se retrouve dans l’onglet Inactifs, quels sont les impacts ?
R : Les disponibilités et les rendez-vous des membres se trouvant dans l’onglet Inactifs ne sont pas importés. C’est-à-dire qu’ils ne sont pas publiés en ligne et non comptabilisés au rapport de rémunération fourni par Petal. Plusieurs raisons font qu’un membre se retrouve dans cet onglet. Consultez cet article pour obtenir les détails.
Q : La clinique souhaite accorder une permission gestionnaire de la clinique à un autre membre. Comment faire ?
R : Il est possible d'accorder ou de supprimer un accès de votre console à un membre. Cette démarche est fait par un membre de l'équipe Petal. Pour obtenir les étapes, consultez cet article.
Q : Quels sont les professionnels pris en charge par le Hub actuellement ?
R : L’orchestrateur prend en charge les médecins omnipraticiens, les IPS-PL et les résidents.
Q : À quoi sert la case volontaire ?
R : La case Volontaire est utile afin de sélectionner tous les médecins et résidents qui participent à l’offre de rendez-vous pour les patients inscrits de groupe. Seuls ceux ayant la case volontaire cochée seront dans la section Disponibilités des médecins volontaires du rapport de rémunération GAP.
Services
Q : Comment faire pour restreindre la prise de rendez-vous en ligne à 1 par patient ?
R : Dans la section Services, l’onglet Limite de rendez-vous permet de limiter le nombre de rendez-vous pris en ligne par patient. Par contre, cette limite est d’un minimum de 1 rendez-vous par Type. Consultez cet article pour obtenir tous les détails.
Q : Qu’arrive-t-il avec les services se trouvant dans l’onglet Inactifs ?
R : Cet onglet est disponible pour les services qui ne sont pas utilisés pour vos patients. Par exemple, les services utiles à l’interne (Formation, congrès, vacances, etc.). Les rendez-vous et disponibilités des services se trouvant dans cette section ne sont pas importés dans le Hub. C’est-à-dire qu’ils ne sont pas pris en compte au rapport de rémunération et qu’aucune notification ne sera envoyée par le portail de préférence. Consultez l’article Inactifs pour tous les détails.
Q : Comment changer le Type de rendez-vous associé à un service ?
R : Dans les services Actifs, cliquez sur le service dont vous souhaitez modifier le Type de rendez-vous. L’onglet Paramètres vous permettra de modifier plusieurs champs dont le Type. Consultez cet article pour obtenir les détails de cet onglet.
Q : Y a-t-il des spécificités à la configuration d’une offre GAP ?
R : Oui. Pour que vos disponibilités GAP soient visibles sur le Guichet d’accès première ligne et comptabilisées au rapport de rémunération, certains critères de configuration sont nécessaires. Consultez cet article afin d’obtenir tous les détails nécessaires à ce type d’offre : Configurer une offre GAP
Q : Peut-on déterminer combien de jour à l’avance nos disponibilités seront publiées en ligne ?
R : Oui. Lors de la configuration d’un service, l’onglet Publication automatique vous permettra de déterminer le nombre de jours ou d’heure à l’avance vos disponibilités seront publiées en ligne. Consultez cet article pour obtenir les étapes de configuration. De plus, pour respecter l’accès en temps opportun, cet article vous outillera dans la configuration de la Publication automatique.
Q : Peux-tu restreindre nos offres en ligne à des patients d’un certain âge ?
R : Oui. L’onglet Restriction d’accès permet d’appliquer une restriction par âge ou par sexe à vos offres populationnelles. La Restriction d’accès ne peut toutefois pas s’appliquer à une offre de type Réorientation.
Informations générales
Q : Quelles sont les conditions d’admissibilité pour se connecter à l’orchestrateur ?
R : Certains critères d’admissibilité sont nécessaires pour que l’orchestrateur soit déployé dans un établissement de la santé. Consultez cet article pour obtenir tous les détails.
Q : Est-il nécessaire d'avoir le statut GMF pour se connecter à l'orchestrateur ?
R : Non, les cliniques Hors-GMF peuvent aussi bénéficier de la plateforme. Toutefois, une analyse de la compatibilité de vos besoins et de votre réalité sur le terrain est nécessaire. Une rencontre de pré-lancement permettra d'analyser votre processus d’affaires. ajout d’article condition d’admissibilité.
Q : Y a-t-il un minimum requis d'équipement pour être connecté à l’orchestrateur ?
R : Pour être connecté à l'orchestrateur, il faut un ordinateur connecté à Internet et un navigateur Web. L'interface utilisateur de l'orchestrateur est disponible en ligne et il n'est pas nécessaire d'installer un logiciel.
Q : Notre clinique aimerait se connecter au Hub, comment démarrer le processus ?
R : Nous vous invitons d’abord à contacter le chargé(e) de projet du CI(U)SSS de votre région pour discuter du processus de déploiement. Consultez cet article pour obtenir davantage d’information.
Q : Dans le cas d’une clinique multi-sites, est-ce qu’une seule signature de la lettre d’entente par le médecin responsable de tous les sites est suffisante?
R : Oui, le médecin responsable peut signer au nom de tous les sites du GMF. Il doit indiquer tous les sites concernés, avec l'adresse complète et le nom utilisé par chaque site. Toutefois, si certains sites du GMF ont un DMÉ différent, une lettre supplémentaire devra être signée.
Q : Les patients ont-ils accès au Hub ?
R : Non. Les patients utilisent les portails de prise de rendez-vous populationnel pour réserver leur rendez-vous en ligne. Pour comprendre le fonctionnement complet de l’orchestrateur, consultez cet article.
Rapport de rémunération
Q : Un médecin de notre clinique se trouve dans la section ‘'Médecin non volontaire’' du rapport GAP. Pourtant, il fait partie de l’entente. Ses disponibilités sont-elles incluses ?
R : Le rapport de rémunération GAP se compose de plusieurs sections. Lorsque les médecins se trouvant dans la section Médecin non volontaire ceci signifie que la case Volontaire n’a pas été cochée dans votre console. Rendez-vous à la section Personnel médical, onglet Actifs et cochez la case Volontaire pour tous les membres qui participent à l’offre de rendez-vous pour les patients inscrits de groupe. Consultez l’article Lecture et interprétation du rapport GAP pour obtenir tous les détails.
Q : Un médecin souhaite accéder à son rapport de rémunération - Accès en temps opportun. Comment l’obtenir ?
R : L’article Consulter les rapports de rémunération détaille toutes les étapes pour accéder à son rapport. S’il n’a pas d’accès pour se connecter à la plateforme, cet article lui permettra de faire une demande d’accès.
Q : Comment savoir si la cible d’un rapport à été atteinte ?
R : Petal ne fournit pas de mention succès ou échec quant aux cibles. Il faut comparer le résultat du rapport à la cible établi par la RAMQ, selon votre entente. Consultez cet article pour plus de détails.
Q : Nous utilisons un médecin générique pour réserver les rendez-vous. Cela peut-il causer un problème ?
R : Pas nécessairement. Si son utilisation est adéquate, il n’y aura aucun impact sur les rapports de rémunération. Consultez cet article afin d’obtenir la bonne méthode d’utilisation d’un compte générique.
Support technique
Q : Comment contacter le support technique en cas de problématique ou de questionnement ?
R : L’ouverture d’un billet se fait par l’entremise d’un formulaire sur le Centre d’aide Petal. Le formulaire se compose de plusieurs champs qui vous permettront de spécifier votre demande. Un membre de l'équipe Petal vous répondra et vous supportera le plus rapidement possible.
Q : Un nouveau membre de l'équipe administrative utilisera le Hub. Doit-il être formé ?
R : Il est recommandé de former tous les membres qui feront des manipulations dans votre console. Contactez nous à cette adresse courriel succeshub@petalmd.com afin de réserver une rencontre de formation avec le spécialiste en déploiement logiciel de votre région.