Prochainement, une amélioration aux étapes de synchronisations des nouveaux services sera apportée au HUB, la nouvelle méthode sera mise à jour fin septembre 2024, pourtant les changements à venir y sont indiqués.
Lorsque vous créez de nouveaux services dans votre DMÉ, l’Orchestrateur ne les importe pas immédiatement. Synchronisez les services et les rendez-vous en suivant les étapes suivantes, en allant à la méthode qui vous concerne :
Méthode actuelle
1. Connectez-vous à la plateforme avec votre accès via ce lien.
2. À partir de la barre verticale bleue à gauche de l'écran, cliquez sur l’Orchestrateur de rendez-vous.
3. Rendez-vous à la section Services.
4. Cliquez sur le bouton Synchroniser situé dans le coin supérieur droit.
5. L’Orchestrateur importera les nouveaux services de votre DMÉ. Patientez jusqu'à la fin de l’importation, qui pourrait prendre un certain temps selon le nombre de services que vous importez.
Une fois l’importation terminée, il est temps de définir vos services.
Définir les services importés
Les prochaines étapes vous permettront d’exclure les services utilisés pour des besoins internes à la clinique et de choisir quels services vous voulez offrir ainsi que leurs types.
| (i) Pour une explication plus détaillée des notions utilisées dans le cadre de la gestion des services (actif, inactif, exclus, inclus) et des différentes actions possibles, consultez l’article sur le comportement des services. |
Services exclus
Sélectionnez d’abord les services que vous voulez exclure de la synchronisation. Ce sont les services utilisés à des fins administratives internes à la clinique et que ne vous voulez jamais offrir aux patients. En les excluant, vous vous assurez que ces services ne sont pas pris en compte dans les rapports de rémunération et qu’ils demeureront toujours sous l’onglet Inactif (à moins d’une activation manuelle de votre part).
1. Repérez le service à exclure. Au besoin, utilisez le champ de recherche en saisissant le nom du service.
2. Cochez les services que vous voulez exclure de la synchronisation.
3. Cliquez sur Suivant pour sauvegarder votre choix de services exclus.
Une fois ce choix effectué, les services exclus n’apparaitront plus dans les prochaines étapes. En tout temps dans la fenêtre de synchronisation, vous pouvez cliquer sur Précédent pour modifier vos choix.
Services inactifs
Les services que vous n’avez pas préalablement exclus vous sont maintenant présentés. Ce sont tous les services inclus dans la synchronisation automatique.
1. Choisissez les services que vous souhaitez voir apparaître sous l’onglet Inactifs, c’est-à-dire les services que vous n’offrez pas aux patients présentement, mais que vous offrirez éventuellement.
| (!) Notez qu’un service que vous cochez à cette étape sera réactivé automatiquement si un rendez-vous y est associé dans votre DMÉ. |
(i) Si vous ne trouvez pas un service dans la liste, ceci est dû à une des raisons suivantes :
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2. Cliquez sur Suivant pour sauvegarder votre choix de services Inactifs.
Services actifs
La dernière étape présente uniquement les services que vous n’avez pas exclus ni désactivés aux étapes précédentes, ainsi que ceux qui ont des rendez-vous consignés dans le DMÉ.
Il est maintenant temps de leur attribuer au moins un type pour finaliser leur activation. Suivez les instructions ci-dessous.
1. Choisissez les types de service pour chacun des services. Si vous faites une erreur, cliquez à nouveau sur votre sélection pour la retirer et faites un nouveau choix. Chacun des services doit obligatoirement avoir un type, sans quoi il sera automatiquement désactivé au moment de la sauvegarde.
2. Cliquez sur Suivant pour sauvegarder vos choix.
Pour compléter l’importation des nouveaux services, cliquez sur Appliquer.
Modifier la configuration d’un service
Une fois les services importés, vous trouverez les services exclus, inactifs ou pour lesquels vous n’avez pas choisi de type à la dernière étape dans la section Services, sous l'onglet Inactifs.
Les services pour lesquels vous avez défini un type, pour leur part, sont sous l’onglet Actifs.
Pour plus de renseignements sur la configuration des services, référez-vous aux articles suivants:
Une fois vos services importés, vous devrez configurer une offre de soins pour que les patients y aient accès. Pour tous les détails à ce sujet, consultez la section Guide de configuration d’une offre.
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(i) IMPORTANT - Rapport de rémunération
Pour une bonne comptabilisation des rendez-vous et/ou disponibilités aux rapports de rémunération trimestriels, certaines exigences sont nécessaires dans l’orchestrateur. Lorsque vous créez un service dans le DMÉ, importez les services en suivant les étapes 1 à 6 énumérées ci-dessous afin que les statistiques de ces services soient prises en compte dans les rapports. De plus, rendez-vous à la section Personnel médical, onglet Actifs pour valider que les membres associés à ces services sont présent et actifs. |
En cas de problématique lors de la synchronisation, contactez-nous via l’ouverture d’un billet à l’aide de ce formulaire.
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Nouvelle méthode à venir (fin septembre 2024)
Les étapes sont en cours de mise à jour, voici un résumé des changements importants à venir :
- La modale n'apparaîtra plus automatiquement, si lorsque vous cliquez Synchroniser.
- Vous aurez un nouveau bouton en haut à droite
qui vous indique qu'il y a de Nouveaux services à définir.
- Cliquez sur ce nouveau bouton pour déclencher la définition des services.
- S'il ne continent aucune indication rouge ou n'est pas cliquable, vous devez cliquez d'abord sur Synchroniser avant de réessayer.
- Les étapes des définitions des nouveaux services seront toutes combinées dans un écran comme indiqué dans l'image ci-dessous.
- Effectuez vous choix en allant de gauche à droite, en commençant par le Statut du service*, puis Type de professionnel** et à la fin Type de rendez-vous.
- Par défaut, un nouveau service est Actif à moins d'une modification du choix par l'utilisateur.
- Si vous indiquiez que le service est Exclu ou Inactif, les choix dans les colonnes à droite seront grisés puisqu'ils ne seront pas requis.
- Il ne sera pas possible d'Appliquer vos sélections sans avoir choisi le Type de rendez-vous pour tout service Actif.
- Sauvegardez vos selections avec le bouton Appliquer. Vous pouvez quitter la modale à n'importe quel moment, mais vos configurations ne seront enregistrées et vous devrez les reprendre.
* pour plus d'information sur les identifiants du service à choisir, consultez comportement des service
** selon un déploiement progressif des offres des Autres professionnels dans le HUB, certaines cliniques ont uniquement des services par des médecins/IPS/résidents et n'ont pas à faire un choix pour Type de professionnel,