Comment ajouter ou retirer un membre

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Kathleen Kelly
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Ajouter un nouveau membre à votre groupe

1. Dans le menu Gestion d'horaires, accédez à la section Membres

 

 

2. Cliquez sur "Ajouter un membre" dans le haut à droite de votre écran

3. Veuillez saisir les informations générales de ce membre

A. Si le membre existe déjà dans la base de données PetalMD, il vous sera proposé. Pour trouver le compte existant d'un médecin qui utilise déjà la plateforme, deux informations peuvent être utilisées

  • Le champ "Adresse courriel"
  • La combinaison des champs "Permis délivré par" et "Numéro de permis" (License)

B. Si vous choisissez un type de compte Assistant ou gestionnaire, la spécialité et le numéro de permis ne seront pas requis.

C. Il est important que vous certifiez que l'ajout de ce membre est lié au cadre professionnel de la santé.

D. Lorsque l'ensemble des informations sont saisies, veuillez cliquer sur Suivant pour continuer la configuration du membre.

 

4. Accès

A. Il est important d'identifier si le membre que vous créez sera un membre planifié à l'horaire ou non.

B. La date de début de planification identifie à partir de quel jour le membre pourra commencer à recevoir des affectations. Ce champ est optionnel et si aucune date n'est saisie, l'impact sera que ce membre peut commencer dès le moment de sa création à recevoir des affectations.

C. La date de fin de planification et de perte d'accès au groupe est un champ optionnel et déterminera à partir de quand ce membre ne pourra plus recevoir d'affectation. Si aucune date n'est saisie le membre pourra recevoir des affectations pour l'ensemble des périodes dans le futur, sans fin.

D. Les initiales sont requises dans le cas d'un membre planifié. C'est cet identifiant qui sera utilisé pour l'affichage dans l'outil de planification. Une validation sera faites afin de valider que les initiales de chacun des membres sont uniques.

E. Lorsque les informations nécessaires sont saisies, cliquez sur Suivant pour passer à la section Rôle et permissions.

5. Rôle et Permissions

Trois choix de permissions s'offre à vous

A1. Membre régulier pour un membre planifié: donnera accès à ses informations personnelles et aux informations horaires de son groupe. Il pourra effectuer les transactions autorisées par le planificateur de son groupe sur ses propres tâches. Il pourra ajouter ses absences pour bloquer la planification de l'horaire et créer ses évènements personnels.

A2. Membre régulier pour un membre non-planifié = équivalent de Lecture seulement. Donnera accès aux calendriers de groupe, mais sans possibilité de modification, ainsi que l'accès aux outils externes à l'horaire comme la messagerie, les documents et les contacts.

B. Membre administratif: peut être donné à un membre planifié ou non, mais la plupart du temps, ce rôle sera attribué à du personnel non planifié pour la gestion des horaires en post-publication. Permet de faire des ajustements aux horaires des autres via les calendriers de groupe, de faire la saisie des absences pour d'autre, approuver les absences ou les mouvements de tâches selon les configurations du groupe. Les membres avec ces permissions seront aussi notifiés de l'ensemble des transactions de tâches.

C. Planificateur du groupe: Cette permission peut être donnée à plus d'un membre, mais il est déconseillé de faire de la planification d'horaire à plus d'un à la fois dans notre outil de planification. Des membres planifiés ou non-planifiés peuvent avoir ce rôle. Il permet d'avoir accès à l'outil de création des horaires et de pouvoir faire la maintenance des horaires post-publication. Autre différence entre ce rôle et le rôle du membre administratif, est que celui-ci ne permettra pas d'approuver ou de traiter les mouvements de tâches qui requiert ces actions.

Lorsque la sélection du bon rôle est faite pour le membre, vous pouvez cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet des équipes

 

6. Équipes (facultatif)

A. La sélection des équipes peut déterminer à quelles tâches ce membre pourra être affecté.

B. Au-delà de la détermination des compétences, les équipes peuvent aussi être seulement un sous-groupe d'appartenance pour des options de filtres dans l'outil de planification.

C. Si la sélection d'une ou de plusieurs équipes est associée à des compétences pour des tâches en particulier, ces compétences seront reflétées dans le prochain onglet de gestion des compétences.

D. Si votre groupe ne contient aucune équipe, vous pouvez directement passer au Suivant, la sélection d'une équipe n'est pas obligatoire pour passer à l'étape suivante.

 

7. Compétences

A. Sélectionner les tâches que ce membre pourra faire dans votre groupe.

 

8. Enregistrer pour que le membre s'ajoute à votre groupe.

A. Une fois enregistré, le membre devient disponible dans votre groupe.

B. Lors de l'enregistrement, un courriel d'activation est directement envoyé à ce nouveau membre.

C. S'il s'agit d'un membre planifié, il sera ajouté à l'ensemble de vos périodes en cours et futures, à moins que sa date de début de planification ne soit dans le futur. Dans ce cas, le membre sera créé comme pouvant être planifié à partir des périodes incluant cette date de début.

 

Retirer un membre à votre groupe

Vous avez 2 façons de retirer un membre. Vous pouvez utiliser l'icône de retrait directement à partir de la liste des membres, ou modifier un membre pour définir une date futur de retrait automatique.

Dans la liste des membres, cliquer sur l'icône suivant pour retirer le membre immédiatement:

 

Ou utiliser le bouton d'édition pour définir une date futur de retrait automatique:

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A. Si le membre n'a pas d'affectation en date de l'action ou dans le futur, il sera retiré de votre groupe. S'il s'agit d'un membre planifié, il ne sera plus dans vos périodes comme un membre disponible pour recevoir des affectations.

B. Si le membre est un membre planifié et qu'il a des affectations dans le futur, un message vous informera qu'elles devront être retirées avant de poursuivre.

2 choix s'offrent à vous dans ce contexte

1. Accédez à l'outil de planification ou les calendriers de groupe pour retirer toutes les affectations futures. Vous pourrez ensuite revenir à la liste des membres pour le retirer.

2. Allez en mode édition, en cliquant sur le crayon et ajoutez une date de fin suivant la date de la dernière affectation. L'impact de cette action sera de retirer ce membre automatiquement à cette date et empêchera de pouvoir lui donner des affectations ultérieures.

***IMPORTANT***

Lors de la suppression d'un membre, vous ne recevrez aucun avertissement d'affectation pour toutes les affectations non-publiées, elles seront automatiquement détruites avec la suppression du membre.